ترجمه و تالیف : علیرضا مربی

مقدمه

در چند شماره اخیر، خوانندگان حسابدار به ستون فناوری اطلاعات اقبال نشان داده اند. چون همانطور که انتظار میرفت ستون فناوری به یکی از پرخواننده ترین ستون های حسابدار بدل شده است. در این ستون جای مطالبی که برآمده از تجربه چندین ساله در زمینه سیستم های رایانه ای حسابداری و مدیریت در سازمان ها باشد خالی است. موضوع این نوشتار دغدغه ای بس بزرگ است. چون،بعضا به دلیل ابهام های حاکم بر تلفیق بهینه ی به روش ها و سفارش سازی، پروژه های ERP با شکست مواجه میشوند. در این مقاله درباره ی به روش ها و سفارش سازی در ERP ها،تفاوت آن ها و مزایا و معایب آن ها بحث میشود.

به روش در ERP

به روش ها، به عنوان بخشی جدایی ناپذیر از ERPها یا سامانه های برنامه ریزی منابع سازمانی محسوب میشوند.این بدان معنی است که  ERP  آن چیزی را شامل میشود که عبارت از تاویل عرضه کننده ی ERP از کاراترین روش اجرای هر فرآیند کسب و کار است. درERP هایی که به روش های صنعت پیاده سازی شده اند زمان مورد انتظار انجام وظایف پروژه ERP از جمله پیکربندی، مستندسازی، آزمون و آموزش کاهش میابد. به علاوه، در ERP ها استفاده از به روش ها به کاهش ریسک تا 71درصد در مقایسه با سایر روش های پیاده سازی منجر میشود.

استفاده از به روش ها، سهولت در اجرای الزاماتی از جمله استاندارد های گزارشگری مالی ملی و بین المللی، قانون تجارت یا Basel II را نیز به دنبال دارد. همچنین میتوان در تطابق با استاندارد های عملی صنعت نیز از آنها بهره جست، که از آن جمله میتوان به انتقال وجوه الکترونیک اشاره نمود. این بدان علت است که این نوع رویه ها را میتوان داخل نرم افزار ERP به سهولت مدون نمود و در کسب و کارهای مختلف که آن الزام کسب و کار را مشترکا استفاده میکنند، به کار گرفت.

سفارشی سازی در ERP

در پیاده سازی ERP ، تکنیک سفارشی سازی در مقابل تکنیک استفاده از به روش ها وجود دارد. وقتی سیستمی یک قابلیت خاص را در بر ندارد، مشتری میتواند بازتولید بخشی از کد نرم افزار، یا رابط کاربری را از فروشنده مطالبه کند یا خود شخصا نسبت به آن تغییر اقدام کند. هر دوی این انتخاب ها زمان و هزینه اضافی به فرآیند پیاده سازی تحمیل میکنند و میتوانند منجر به نادیده گرفته شدن و از دست رفتن مزایای مستقیم استفاده از سیستم شوند. در سفارشی سازی امکان بوجود آمدن موانع بر سر راه ارتباط یکپارچه بین عرضه کنندگان و مشتریانی که همگی از یک سیستم ERP استفاده میکنند نیز وجود داد.

سفارشی سازی را میتوان بسیار گران قیمت و پیچیده دانست. و همچنین تاخیر در پیاده سازی نیز جزء لاینفک پروژه های شامل این پروسه است. با این وجود، سفارشی سازی موفق را میتوان به صورت بالقوه جزو مزایای رقابتی شرکت های فروشنده ERP دانست.

تفاوت به روش ها و پیاده سازی

تفاوت های کلیدی بین سفارشی سازی و پیکربندی سیستم و پیاده سازی به روش ها از این قرار است:

• در سفارشی سازی همیشه انتخاب و اختیار با مشتری و اختیار پذیرش آن با فروشنده است. در صورتی که در شرایط استفاده از به روش ها، باید همیشه پیش از استفاده، به روش ها انتخاب شوند( مثل انتخاب ساختار مراکز هزینه و درآمد، درخت سازمانی،قواعد تایید در تدارکات، چند لایه بودن فهرست حساب ها، روش بهای تمام شده، روش قیمت گذاری موجود کالا و غیره)
• تاثیر پیکر بندی به روش ها روی رفتار و عملکرد سیستم قابل پیش بینی است و مسئولیت آن به عهده فروشنده ERP است.در صورتی که تاثیر سفارشی سازی به ندرت قابل پیش بینی است، و باعث افزایش عملیات آزمون وتست میشود.
• در پیکر بندی و انتخاب به روش ها از بروزرسانی های بعدی نسخه های نرم افزار نیز پشتیبانیمیشود. درصورتی که در برخی سفارشی سازی از بروزرسانی ها پشتیبانی میشود ولی نیاز به آزمون مجدد وجود دارد.در سایر سفارش سازی ها (مثل آنها که شامل تغییرات در ساختار اصلی داده ها هستند) رونویسی و جایگزین شدن کدها در حین بروز رسانی بسیار محتمل است و باید پیاده سازی آنها از نو صورت پذیرد.

راهکار ترکیبی

امکانات و روش شناسی های سیستم ERP مورد بررسی در سنجش مزایا و معایب سفارش سازی و پیاده سازی به روش ها تاثیر گذار است. بالطبع چنانچه در سیستمی گستره استفاده از به روش هادر زیر سیتم ها، ماژول ها و خیطه های کاری مختلف بسیار زیاد و متنوع باشد ، به طوری که، پاسخگویی به نیاز های مختلف اکثر صنایع در ERP مورد بررسی در نظر گرفته شده باشد، یقینا امکان سفارشی سازی ماژول ها، صفحه نمایش ها و گزارش بدون تخریب ساختار اصلی داده ها و برنامه سیستم با وجود به روش های متنوع دیده شده است. این امر نشان از انطباق پذیری، ماژولی بودن سامانه، و امکان پیاده سازی سریع این سامانه را دارد.

در نتیجه، استفاده صحیح از به روش ها، و انتخاب ERP با گستره ای از به روش ها و امکان پیکربندی سریع آنها در سامانه با قابلیت حفظ یکپارچگی در ماژول ها و حوزه های کاری مختلف، نشان از امکان سفارشی سازی در آن سامانه در صورت نیاز و بدون تخریب ساختاری و همچنین عدم نیاز به سفارشی سازی چنین سیتمی به دفعات زیاد است.

در این خصوص به تجربه ثابت شده است، ERPهایی در زمینه استفاده بهینه از به روش ها، و کاهش نیاز به سفارشی سازی و سفارشی سازی بدون اختلال در کارکرد های اصلی سیستم، موفق بوده اندکه به طور مشخص از قابلیت هایی به صورت یک جا بهره مند بوده اند که مهمترین آنها از این قرار است:

• 1. تغییر گردش کارها با استفاده از موتورهای درون سازی شده و با امکان ارتباط گره های گردش کار به صورت پدر-فرزندی،یک طرفه، دو طرفه و ایجاد محرک های مختلف در شرایط مختلف.
• 2. تغییر فرآیندها با استاده از موتورهای درون سازی شده ی فرآیندی
• 3. موتورهای گزارش ساز جهت سفارشی سازی و ایجاد گزارش ها
• 4. موتورهای فرم ساز جهت ایجاد فرم های ورود اطلاعات و سفارشی سازی فرم های ورود اطلاعات موجود
• 5. حساب های تفصیلی، تحلیلی و مدیریتی با سطوح لایه بندی نامتناهی
• 6. ساختار حساب های مالی بدون محدودیت در سطوح لایه بندی و سلسله مراتبی
• 7. امکان بودجه بندی بر اساس حساب های تحلیلی و حساب های مالی به صورت ماتریسی با حفظ ساختار چند لایه در حساب ها
• 8. امکانات هوش تجاری (سازمانی) از قبیل OLAP و Cube ، جهت انجام تحلیل های پویا و مستقل از سیستم
• 9. وجود داشبوردهای حاوی اطلاعات و نمودارهای پر کاربرد در سطوح مختلف عملیات در سیستم
• 10. امکان ایجاد داشبوردهای صفحه اصلی توسط کاربران و مدبران
• 11. استفاده از پایگاه های داده شئ گرا و ارتباطی
• 12. عدم استفاده ی فروشنده و تولیدکننده ی سامانه از بانک ها اطلاعاتی و زبان های برنامه نویسی مالکانه، بدون در اختیار داشتن مجوز استفاده از آنها
• 13. وجود به روش های متعدد در ماژول ها و حوزه های کاری مختلف ( مثلا درست به موقع و فایفو در قیمت گذاری موجودی کالا، بهایابی استانداردو... در محاسبه ی بهای تمام شده، تولید سفارشی و انباری در تولید، روش های مختلف مدیریت پروژه ها، روش های مختلف تسهیل در شناخت کالااز جمله استفاده از سری ساخت های تولید، خرید، غروش، کنترل کیفیت و بسته بندی و به روش های ایرانی و بین المللی در صنایع مختلف با رویکرد تبعیت از استاندارهای صنعتی موجود و...)
• 14. امکان استفاده از سامانه به صورت چند زبانه به صورت پایه ای
• 15. امکان استفاده از سامانه در مدیریت چند شرکت بدون نیاز به استفاده از چند پایگاه داده ها
• 16. امکان استفاده از سامانه به صورت چند ارزی در همه جنبه های مالی و تحلیلی
• 17. وجود سامانه ی مدیریت و آرشیو مستندات درون سازی شده و یکپارچه بین تمام زیر سامانه های موجود
• 18. وجود سامانه ی کارتابل، درخواست و ایمیل درون سازی شده جهت ایجاد ارتباط بین زیر سامانه ها و کاربران سیستم
• 19. امکان یکپارچه سازی سامانه با سرویس های تحت وب ( مانند گوگل، یاهو، سامانه های تجارت الکترونیک رایج، و سامانه های مدیریت محتوا)
• 20. انتخاب روش شناسی ها و استاندارد های صحیح و کارا در طراحی و توسعه این گونه سامانه ها به صورت ساختاری

پیاده سازی  ERP ایرانی یا خارجی در عمل

در آخر،با توجه به ناموفق بودن بومی سازی سیتم های بزرگی چون SAP در سازمان های بزرگ ایرانی، میتوان نتیجه گرفت که تنها وجود به روش ها ی وارداتی و دیکته کردن آنها به سازمان های ایرانی و بومی سازی آنها در حد ترجمه ی ناموفق، ضامن موفقیت این گونه سیستم ها در ایران نیست و همچنین شکست پروژه های پیاده سازی ERP ایرانی را نیز میتواند ناشی از نقصان و نبود جمع قابلیت های ذکر شده در بالا باشد، که موفقیت یا عدم موفقیت ERP ها را در ایران تضمین میکند و این شکست ها را نیز میتوان به طور خلاصه، محصول تعدادی از عوامل زیر دانست:

• 1. عدم توانایی مدیر پروژه کارگزلر در تحلیل درست از سیستم و پیاده سازی به نحو احسن
• 2. عدم عدم توانایی مدیریت پروژه از طرف کارفرمادر شناساندن نیازها به نماینده ی پیمانکار
• 3. عدم توانایی مدیران واحد های مختلف در راهنمایی مدیر پروژه از طرف کارفرما و پیمانکار جهت تحلیل و پیاده سازی بهینه
• 4. عدم وجود قابلیت های مورد نیاز سامانه ها در شرایط نیاز به سفارشی سازی در ماژول های مختلف که این مورد در SAP و نسخه پیاده شده در ایران مصادیق فراوان دارد.
• 5. عدم توانایی مدیران پروژه پیمانکار در استانداردسازی روش های سنتی موجود در محیط سازمان و تطبیق با استانداردهای بین المللی و روز دنیای دیجیتال
• 6. عدم وجود به روش های صنایع ایرانی و بین المللی در ERP های ایرانی با وجود رویکرد تبعیت از استانداردهای بین المللی در ایران