شنبه ٣٠ دی ١٣٩٦
صفحه اصلي > ERP center > مقالات > Business Intelligence يا BI چیست؟ 
Business Intelligence يا BI چیست؟

 منبع : ماهنامه دنياي كامپيوتر وارتباطات

 نويسنده : حميد خانزاده    ایمیل :

 نوشته شده در تاريخ : 1390/08/05  

هوش سازمانی(BI) یعنی «داشتن دانشی فراگیر از همه عواملی که بر سازمان مؤثر است.» داشتن دانشی عمیق نسبت به همه عوامل مثل مشتریان (جامعه و مخاطبین،ارباب‌رجوع و ...) رقبا، محیط اقتصادی، عملیات و فرآیندهای سازمانی (مالی، فروش،تولید، منابع انسانی و...) که تاثیر زیادی بر کیفیت تصمیمات مدیریتی در سازمانمی‌گذارد هوش سازمانی است. هوش سازمانی شما را برای تصمیم‌گیری در همه عوامل موثربر سازمان و شرکت‌ها توانمند می‌سازد.

 

هوش سازمانی- مسیری که بایدشرکت‌ها و سازمان‌ها طی کنند

از یک مثال ساده شروع می‌کنم. هر کس در یک شرکتتنها می‌تواند کارش را به بهترین نحو انجام دهد. اگر تصمیم‌گیری‌ها در سازمان‌ها برمبنای اطلاعات واقعی باشد تا بر مبنای بهترین حدسیات و یا اینکه چگونه در گذشته آنکار را انجام می‌داده‌اند، کارها به درستی پیش نخواهد رفت. در این باره نیاز بهمستندات است، مستندات از همه عوامل یک سازمان، مجموع این مستندات و آمارها است کهمانع از سعی و خطا می‌گردد. چه اتفاقی رخ می‌داد اگر هر چه که فروشندگانERP وCRM و اکنونBI به شما وعده می‌دهند را، می‌داشتید؟ یعنی وعده دسترسی فوری به همهدادهای موجود در شرکت و سازمان شما با داشبوردهای دیجیتالی و شاخص‌های عملکردموردنیاز تا سازمان خود را اداره کنید.

چه اتفاقی رخ می‌داد اگر می‌توانستیدبی‌نهایت کاوش در اجزا در داده‌های موجود و از منظرهای متفاوت(Slice & Dice بهعمل تجزیه اطلاعات به بخش‌های کوچک‌تر و نمایش آن از منظرهای متفاوت برای درک بهتردر تصمیم‌گیری‌ها گفته می‌شود.) می‌نمودید بدون اینکه لازم باشد بدانید از چهسیستمی تا سطحTransaction (تراکنش‌ها)، این داده‌ها می‌آیند کارتان را بهتر انجاممی‌دادید؟

هوش سازمانی به همه شرکت‌ها کمک می‌کند تا از طریق گزارش‌گیری وتحلیل داده‌ها، عملکرد اثربخش و مطمئن بدون دردسر اضافی و هزینه‌های اجرائی زیاد وسعی و خطا بدست آورند. ERP وCRM و سایر سیستم‌ها و نرم‌افزارها، عوامل حیاتی برایاداره سازمان‌ها و شرکت‌ها هستند. متاسفانه هنگامی که این سیستم‌ها، تراکنش‌ها وتعاملات داده‌ها را خوب اجرا می‌کنند، در برابر گزارش‌گیری تحلیل و دسترسی بهداده‌ها کم می‌آورند، بهبود و قابلیت‌های تحلیل و گزارش‌گیری شرکت‌ها جزءاولویت‌های مدیران ارشد مالیChief Financial Officer (CFO) در سال 2005 قرارگرفت.

 BI وعده بزرگ و عجیبی را به رهبران شرکت‌ها می‌دهد

دسترسیفوری به همه اطلاعات، که در فرمت قابل استفاده به آن نیاز دارید. نه تنها افراد وکارمندان سازمانIT بلکه همه مدیران و تصمیم‌گیران، می‌توانند از آن استفاده کنند. اغلب بسیاری از افراد فکر می‌کنند که این وعده عملی نخواهد شد آیا واقعا اینطوراست؟

 BI بطور عام، ساختار و معماری

ابزارهایی که برای راه‌حل‌هایهوش سازمانی به روش سنتی در جهان وجود دارد، بر اساس تکنولوژی به نامOLAP یا همان(On-Line Analytical Processing) ساخته شده است. اماOLAP رویکردی ضعیف بهتحلیل‌های چند بعدی است. بطور کلOLAP از مکعب‌هایی در مجموعه‌ای با ابعاد کوچک کهدر داخل آن داده‌هایی انتخاب شده‌اند استفاده می‌کند، ارتباطات بین ابعاد از قبلتعریف شده و همه ابعاد ممکن (یا جواب‌ها) از قبل محاسبه و پیش‌بینی شده است. هنگامیکه یک مکعب ایجاد می‌شود، یک واسط کاربر نهایی(User Interface) برای یک فرد واقعیپیاده‌سازی شده که تعامل با جواب‌های داخل مکعب داشته باشد.

فرض کنید در یکمکعب برای تحلیل فروش در یک سازمان مقدار فروش را بر اساس مناطق فروش، فروشنده(بازاریاب)، مشتری و ماه باشد. زمانی که این مکعب فرضی ساخته می‌شود، نرم‌افزارمبتنی برOLAP کلیه ترکیبات عناصر داده‌ها را محاسبه و ذخیره می‌کند، کاربر نهاییبه این داده‌ها از طریق یک سری فرم‌ها مثلاPivot Table ها تا انواع دیگر فرم‌هادسترسی خواهد داشت. در این مثال فرضی کاربر نهایی محدود به تحلیل در محدوده ابعاداز قبل تعریف شده مثل مناطق، نمایندگی‌ها، مشتری‌ها و ماه می‌باشد.

اگرکاربر بخواهد درباره فروش هفتگی، روزهای هفته یا محصولات فروخته شده (و یا صدهاترکیب دیگر از داده‌ها) اطلاعاتی کسب کند دیگر شانسی برای بدست آوردن آن ندارد،باید صبر کند که مکعب دیگری از اطلاعات مورد نیاز او ایجاد شود که این یعنیمحدودسازی و کاهش بهره‌وری و اثربخشی برای تصمیم‌گیران آن سازمان. OLAP برخی ازقابلیت‌های تحلیل را فراهم می‌کند، اما یک رویکرد قدیمی است. در حال حاضر انواعمختلفOLAP در بازار وجود دارد، مثل: Multi dimensional OLAP یا همان(MOLAP) وRelational OLAP یا همان(ROLAP) و غیره. اما همه آنها همان نقاط ضعف را در پیچیدگیو عدم انعطاف‌پذیری دارند.

پیچیدگی، زمان توسعه و استقرار را افزایش می‌دهدو محدودیت‌هایی برای تطبیق با نیازهای کاربر ایجاد می‌کند. و افزایش هزینه تغییراتدر نیازمندی‌ها را در پی‌دارد. عدم انعطاف‌پذیری قابلیت پاسخگویی به نیاز کاربر رادر زمانی که کاربر به جواب نیاز دارد را کاهش می‌دهد. بنابراین از دیگر معایبمحصولات مبتنی برOLAP، زمان و هزینه بر بودن آن را در بر دارد و استقرار آن در هیچسازمان کوچک و بزرگی توصیه نمی‌شود، آنها برای استفاده بسیار پیچیده‌اند و نهایتااین رویکرد از نظر دانش‌اندوختگان مردود است.

 چرا هوش سازمانی؟

چرا هوشمندی کسب‌وکار(Business Intelligence)؟


امروزه بااطمینان کامل می‌توان ادعا کرد که استفاده از راه‌حلBI می‌تواند قدرت رقابت‌پذیرییک سازمان را افزایش دهد و از دیگر سازمان‌ها متمایز نماید. این راه‌حل این امکانرا به سازمان‌ها می‌دهد تا با بکارگیری اطلاعات موجود از مزایای رقابتی و پیشروبودن بهره‌برداری نمایند. این راه امکان درک بهتر تقاضاها و نیازمندی‌های مشتریان ومدیریت ارتباط با آنان را میسر می‌سازد. این راه‌حل این امکان را به سازمان می‌دهدتا بتواند تغییرات مثبت یا منفی را مانیتور کنند. امروزه سازمان‌های پیشتاز صحبت ازERP وCRM و.... نمی‌کنند، رویکرد سازمان‌ها به سمتBI است. آنها به دنبالبهینه‌سازی فرآیندها از طریق ارزیابی و بهبود عملکرد خود و زیرمجموعه‌های وابسته بهخود می‌باشند. امروزه افزایش کارایی عملکرد آنچه که سرمایه‌گذاری شده، اهمیت بیشتریپیدا کرده است.

در یک دهه گذشته بسیاری از سازمان‌ها سرمایه‌گذاری‌هایبسیاری را روی تکنولوژی اطلاعات اعم از نرم‌افزار و سخت‌افزار کرده‌اند. در اقتصادامروزه که هزینه‌ها باید کاهش یابد، سازمان‌ها و شرکت‌ها از خود می‌پرسند: «چهمقدار تا کنون برای تکنولوژی سرمایه‌گذاری کرده‌ایم؟» و اینکه «از این سرمایه‌گذاریچه سودی برده‌ایم؟» امروزه در کشورهای پیشرو و توسعه یافته سرمایه‌گذاری درBI درحال افزایش است. تحقیقات فارستر در سال 2003 از 877 سازمان (کوچک و بزرگ) وتصمیم‌گیرندگان در حوزهIT نشان می‌دهد که از رشد سرمایه‌گذاری 9/1% در زمینهIT برخوردارند ولی 45% آنها نیاز به خرید ابزارهایBI را دریافته‌اند و برای آن اقداممی‌کنند. چرا؟ دو دلیل عمده وجود دارد که چرا صنایع و سازمان‌ها بهBI علاقه‌مندشده‌اند. اول عصر اطلاعات، دوم مسائل اقتصادی.

در عصر اطلاعات، کسی کهاطلاعات دارد، دارای قدرت است. هر سازمان و شرکتی که از این قدرت برخوردار باشد درصنعت و حرفه خود در مقایسه با رقبای خود متمایز و ممتاز می‌شود. سازمان‌ها وشرکت‌ها، امروزه با سرعت حرکت و تغییر می‌کنند. اخذ اطلاعات صحیح در زمان صحیح اساسو پایه این سازمان‌ها است. دلیل دیگر استفاده ازBI اقتصاد است. بقای سازمان‌ها وشرکت‌ها در توفان اقتصاد رقابتی امروز بر دو محدوده متمرکز شده است.

 کاهش هزینه‌ها - افزایش درآمدها

در سازمانی کهBI در آن بکار گرفته می‌شود،مدیران می‌توانند اطلاعات هزینه‌ها را از داخل سازمان استخراج نمایند و بدانند کههزینه‌ها چه هستند و تصمیم‌هایی برای کاهش و حذف آنها بگیرند. تغییرات آینده راپیش‌بینی کنند و برای مسائل خود راه‌حلی مناسب داشته باشند. بمنظور افزایش درآمد،شرکت‌ها باید علاوه بر افزایش فروش خود، مثلا مشتریان فعلی خود را حفظ کنند. حفظمشتریان اغلب کاری بسیار پسندیده است.

اما باید بدانیم اغلب کدام مشتری سودبیشتری عاید می‌کند. معمولا 20% از مشتریان 80% سود شرکت را تامین می‌کنند. شرکت‌هاباید ابتدا مشتریانی که سود بیشتری را عاید می‌سازند، حفظ نمایند. باید بدانیدBI کاربرد بسیاری در این بخش نیز دارد. گام بعدی تجزیه و تحلیل رفتار بازار، فروش ومشتریان پرسودده هستند. این دانش به مدیران کمک می‌کند تا چگونه مشتریان خود رامدیریت نمایند. برای جلب نظر مشتریان ممکن است پارامترهای کانال‌های هزینه‌ای، فروشعمده به مشتریان و یا تغییر در حاشیه سود و.... مدنظر قرار گیرد. نکته مهم اینست کهرفتارها با مشتریان یکسان نیست و هر مشتری یا گروهی از مشتریان روابط خاص خود راخواهند داشت.

سرانجام، اینکه علاوه بر مشخصه‌های اطلاعاتی فوق سایر اطلاعاتمدیریتی برای تصمیم‌گیری در سازمان‌ها نیز وجود دارد که نیاز به تحیلی برایتصمیم‌گیری دارد، مثل اطلاعاتی در حوزه ماموریت اصلی سازمان و یا شرکت، اطلاعاتمنابع انسانی، اطلاعات تولید و ساخت، اطلاعات خدمات ارائه شده و ... تکنولوژیBI راه‌حلی برای بکارگیری این اطلاعات و ایجاد هوشمندی در مدیران می‌باشد که آگاهانهتصمیم‌گیری نمایند و تصمیم آنان مبنی بر واقعیات و درک آگاهانه آنان از تغییراتفعلی و آتی و استفاده از سوابق در سازمان باشد.

 فرآیند BI در سازمان‌ها و شرکت‌ها

فرآیندBI در سازمان‌ها و شرکت‌ها یک فرآیند پویا و تعاملی است. اینفرآیند با یک سوال شروع می‌گردد و پاسخ‌های سئوالات در یک حلقه تکرار فراهم می‌شود. این پاسخ‌ها امکان تصمیم‌گیری برای مدیران را فراهم می‌کند.

 برنامه‌ریزی و هدایت

مرحله برنامه‌ریزی و هدایت در ابتدا و انتهای فرآیندBI عمل می‌کند. در شروع متعاقب درخواست‌های مدیران تصمیم‌گیر و سئوالات از سیستم با فرمول کردنسئوالات، برنامه‌ریزی برای پاسخ به سئوالات شروع خواهد شد.

 مرحله اخذ اطلاعات از پایگاه اطلاعاتی

در این مرحله اطلاعات از کلیه پایگاه‌هایاطلاعاتی ( منابع اطلاعاتی) جمع‌آوری خواهند شد. داده‌های جمع‌آوری شده از داده‌هایخام هستند و آگاهی یا دانشی را به استفاده‌کننده اضافه نخواهند کرد. این داده‌هامی‌بایست پردازش و پالایش شوند در غیر اینصورت هیچ نقطه روشنی در آنها دیدهنمی‌شود.

 پردازش اطلاعات

در این مرحله داده‌های جمع‌آوری شدهمجتمع خواهند شد، روابط بین آنها شناسایی و آنالیز شده و در نهایت قابل استفادهخواهند گردید. این مرحله شامل مراحل استخراج اطلاعات، تبدیل اطلاعات و بارگذاریاطلاعات(Load) می‌شود.

 آنالیز و تولید اطلاعات

در این مرحله بااستفاده از تکنیک‌های پیشرفته از داده‌های مجتمع شده، هوشمندی ایجاد می‌گردد. سیستمدر انتهای این مرحله پاسخ هوشمندانه‌ای به سئوالات مدیران خواهد داد. این پاسخ درقالب ارائه گزارشات، جداول و نمودارها منتشر می‌گردد و امکان تغییر سئوال و یابررسی موضوع از زوایای دیگر منجر به تکرار چرخه فرآیند فوق خواهدشد.

 خلاصه و جمع بندی

در شرایط فعلی در پاسخ به نیاز مدیرانشرکت‌ها و سازمان‌ها، ضرورت ایجاد یک پلات‌فرم هوش سازمانی وجود دارد. اینسازمان‌ها و شرکت‌ها با استفاده از نرم‌افزارهای طراحی شده بر پایهBI می‌تواننداثربخشی استفاده از ساختارهای اطلاعاتی موجود را در راستای اهداف خود افزایش دهند واطلاعات از حالت عملیاتی و محدود شدن به استفاده در لایه‌های اجرایی سازمان برایاستفاده مدیران سازمان توسعه یابند. این ابزارها می‌توانند برای همه اطلاعات وداده‌های تولید شده در سازمان مورد بهره‌برداری قرار گیرند.

این موضوع راباید بدانید که ابزارهای گزارش‌گیری از کارآیی لازم برای مدیران برخوردار نیستند. این ابزارها معمولا در محدوده سیستم‌های عملیاتی بکار گرفته می‌شوند و مدیراناستفاده مؤثری از آن نخواهند کرد. استقرار پلات‌فرم هوش سازمانی(BI) در شرکت‌ها وسازمان‌ها و استفاده از یک ابزار قوی راه‌حل ضروری برای آنها است. در شماره‌هایبعدی با اینگونه ابزارها بیشتر آشنا خواهید شد.