شنبه ٢٧ مرداد ١٣٩٧
صفحه اصلی > ERP center > مقالات > مروري بر سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان (ERP) 
مروري بر سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان (ERP)

 منبع : هفته نامه بزرگراه فناوری

 نويسنده : دكتر علي‌اكبر جلالي    ایمیل :

 نوشته شده در تاريخ : 1390/08/07   ( آخرين ويرايش : 1390/08/07 )

نكته: در چند سال اخير بعضي از شركت‌‌هاي بزرگ ايران مانند ذوب آهن اصفهان، ايران‌خودرو، سايپاخودرو و چندين سازمان ديگر نسبت به خريد سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان (ERP) اقدام كرده و تا حدودي آن‌ را پياده كرده‌اند. شركت‌هاي بسيار ديگري نيز در كشورمان درحال مطالعه و امكان‌سنجي خريد اين سيستم هستند. دانش عمومي اين سيستم در كشور هنوز گسترده نشده است. بعضي از محققان دانشگاهي با ارایه كارگاه، برگزاري سمينار و انتشار كتاب در معرفي اين سيستم به روش علمي تلاش دارند. نگارنده به همراه همكارانش از جمله اين پژوهشگران هستند كه تاكنون چندين كارگاه را در اين خصوص برگزار کرده‌اند و با ترجمه كتاب سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان (ERP) برای معرفي اين سيستم در كشور تلاش می‌کنند. از آن‌جا كه بيش از 55 درصد از شركت‌هايي كه بدون مطالعه اين سيستم گران‌قيمت را خريداري كرده‌اند در اجرا با شكست مواجه بوده‌اند، اطلاع دقيق از توانمندي سيستم و امكان‌سنجي استفاده از آن براي شركت‌هاي بزرگ بايد با دقت انجام شود. مطالب ارایه شده در اين مقاله معرفي اجمالي از سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان (ERP) است.

 مقدمه

رقابتي شدن محيط كسب‌وكار، ضرورت ايجاد يك‌پارچگي درون‌سازماني و بين‌‌سازماني در محيط، زنجيره تامين و تحول گسترده در حوزه فناوري‌ سيستم‌‌هاي اطلاعاتي عوامل اصلي شكل‌گيري سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان بوده‌اند. اين سيستم‌ها با ايجاد يك‌پارچگي مديريتي و عملياتي درون‌سازماني و بين‌سازماني و تسهيل و تسريع فرآيند‌هاي كسب‌وكار، كارايي و اثربخشي عملياتي سازمان‌ها را افزايش داده و آن‌ها را براي حضور در بازار رقابتي آماده ‌مي‌کنند. سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان در واقع نقطه اوج و تكامل سيستم‌‌هاي اطلاعاتي در عصر حاضر هستند. قابليت‌‌هاي اين سيستم‌ها باعث شده كه علاوه بر بخش‌‌هاي تجاري، سازمان‌هاي دولتي و غيرانتفاعي نيز جهت استفاده از آن‌ها اقدام کرده و زمينه بهبود خدمات مشتريان را فراهم کنند.

سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان در تغيير جايگاه و كاركرد فناوري اطلاعات در سازمان‌ها، نقش اساسي برعهده داشته است‌. اين سيستم‌ مي‌تواند به‌صورت داخلي و درون‌سازماني توسعه يابد، اما به‌خاطر پيچيدگي‌‌هاي موجود در اين حوزه، بسياري از سازمان‌ها راه‌اندازي اين سيستم‌ها را به فروشندگان و توليدكنندگان خارج از سازمان واگذار کرده‌اند. عرضه‌كنندگان سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان محصولاتشان را در قالب مدل‌‌هاي مختلفي ارایه مي‌کنند. اين مدل‌ها مي‌توانند به‌صورت منفرد مورد استفاده قرار گرفته و يا اينكه تركيبي از اين مدل‌ها براي نيل به اهداف سازماني در اختيار سازمان قرار گيرد. همچنين، عرضه‌كنندگان سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان، سيستم‌‌هايي را نيز به‌صورت سفارشي براي سازمان‌ها و صنايع خاصي توليد و عرضه مي‌کنند. سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان، براي سازمان‌ها ميليون‌ها دلار هزينه به همراه دارد و سازمان‌هاي كوچك‌تر براي راه‌اندازي يك سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان بايد تقريبا ده درصد از درآمد ساليانه‌شان را هزينه نمايند. عرضه‌كنندگان سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان بيان مي‌کنند كه با راه‌اندازي اين سيستم‌ها، هزينه‌ سيستم‌‌هاي اطلاعاتي جزير‌ه‌اي كاهش يافته و كارايي عملياتي سازمان افزايش مي‌يابد، از اين‌رو راه‌اندازي سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان، مقرون به‌صرفه خواهد بود. درحال حاضر كاربران اين سيستم‌ها انتظار دارند سيستم‌‌هايي در دسترس داشته باشند كه نياز‌هاي آن‌ها را پاسخ‌گو بوده و بتواند سود مناسبي را از سرمايه‌گذاري‌‌هاي صورت گرفته، عايد آن‌ها کند.

 سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان چيست؟

سيستم‌های برنامه‌ريزی منابع سازمانی را مي‌توان به‌عنوان نرم‌افزار يک‌پارچه‌اي تعريف کرد که داراي اجزا و يا ماژول‌‌هاي مختلفي در حوزه‌‌‌هاي عملياتي سازمان‌ها مانند برنامه‌ريزي، توليد، فروش، بازاريابي، توزيع، حسابداري، مديريت منابع انساني، مديريت پروژه، مديريت موجودي، مديريت خدمات و نگهداري و تعميرات، مديريت حمل‌ونقل و تجارت الکترونيک هستند. معماري و ساختار سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان به‌گونه‌اي است که يک‌پارچگي و جامعيت اطلاعات سطح سازمان را فراهم کرده و جريان روان اطلاعات بين بخش‌‌هاي مختلف سازمان را فراهم مي‌آورد. سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان در واقع تكامل‌يافته سيستم‌‌هاي اطلاعاتي جامع هستند. تفاوت عمده اين سيستم‌ها با سيستم‌‌هاي اطلاعات مديريت و سيستم‌‌هاي جامع سازماني در رويكرد فرآيندگرا و يك‌پارچگي عملياتي، فرآيندي و داد‌ه‌اي سازمان‌هاست. اين سيستم‌ها به‌گونه‌اي توسعه مي‌يابند كه تمامي منابع اطلاعاتي سازمان با يكديگر يك‌پارچه شده و بتوان در راستاي انجام ماموريت‌‌هاي سازمان از اين سيستم بهره جست.

انجمن توليد و کنترل موجودي آمريکا، سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان را روشي براي برنامه‌ريزي و کنترل موثر تمامي منابع مورد نياز براي دريافت، توليد، ارسال و پاسخ‌گويي به نياز‌هاي مشتريان، در شرکت‌‌هاي توليدي، توزيعي و خدماتي تعريف کرده است.

براساس تعريف داونپورت[1] سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان يک بسته نرم‌افزاري تجاري است که هدف آن يک‌پارچه‌سازی اطلاعات و جريان آن‌ها بين تمامي بخش‌‌هاي سازمان از جمله مالي، حسابداري، منابع انساني، زنجيره عرضه و مديريت مشتريان است. کومار و هيلسگرس برگ[2] سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان را سيستم‌‌هاي اطلاعاتي قابل ‌تغييری تعريف کرده‌اند که اطلاعات و فرآيند‌هاي مبتني بر اطلاعات سازمان را درون واحد‌هاي سازماني و بين آن‌ها يک‌پارچه مي‌کند. تدجر[3] نيز سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان را تحت عنوان يک پايگاه داده، يک برنامه کاربردي و يک واسط يک‌پارچه در کل سازمان تشريح کرده است.

سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان يک بسته نرم‌افزاري استاندارد مشتمل بر چندين ماژول مرتبط و يک‌پارچه است که کليه فرآيند‌هاي تجاري يک سازمان را اعم از توليد، منابع انساني، مالي، بازاريابي و فروش پشتيباني کرده و منجر به يک‌پارچگي وظايف در سازمان مي‌شود. سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان به مثابه ستون فقرات اطلاعاتي يک سازمان از نظر بانک‌‌هاي اطلاعاتي و فرآيند‌هاي سازماني محسوب شده و به‌منزله نرم‌افزاري براي پشتيباني فرآيند‌هاي داخلي سازمان است.

اين سيستم‌ها يك راه‌حل سيستمي مبتني بر فناوري اطلاعات است که منابع سازمان را توسط يک سيستم يک‌پارچه، به‌سرعت و با دقت و کيفيت بالا در کنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار مي‌دهد تا به‌طور مناسب فرآيند برنامه‌ريزي و عمليات سازمان را مديريت کند.

 تاريخچه سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان

سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان براساس يك روند تكاملي شكل گرفته‌اند. توسعه فناوري‌‌هاي رايانه، شكل‌گيري بازار‌هاي جهاني و اهميت يافتن زنجيره تامين و ظهور سيستم‌‌هاي يك‌پارچه در سازمان‌هاي توليدي مهم‌ترين روند‌هاي شكل‌گيري سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان هستند.

تاريخچه به‌كارگيري سيستم‌‌هاي مكانيزه در سازمان‌ها به دهه 1960 ميلادي برمي‌گردد، زماني كه اولين سيستم‌‌هاي مكانيزه مالي و حسابداري در شركت‌‌هاي تجاري و صنعتي شكل گرفتند. به مرور با توسعه فناور‌ي‌‌هاي رايانه، كاربرد فناوري اطلاعات در سازمان‌ها نيز با رشد روبه‌رو شده و سيستم‌‌هاي مكانيزه عملياتي در بخش‌‌هاي مختلف سازمان‌ها ايجاد شدند. در دهه 1970 ميلادي سيستم‌‌هاي اطلاعات مديريت شكل گرفتند. اين سيستم‌ها با بهره‌گيري از اطلاعات سيستم‌‌هاي عملياتي موجود، اطلاعات و گزارش‌‌هاي مديريتي مورد نياز مديران را فراهم مي‌کردند. اين سيستم‌ها با ارایه اطلاعات مناسب، مديران را در ارزيابي كسب‌وكار خود ياري مي‌کردند. اطلاعاتي كه اين سيستم‌ها ارایه مي‌کردند در تجزيه و تحليل‌‌هاي بودجه و هزينه مورد استفاده قرار مي‌گرفت. با بهره‌گيري از اين سيستم‌ها، داده‌‌هاي سازمان در حجم بسيار زياد و در قالب سيستم‌‌هاي پايگاه داده نگهداري شده و پردازش و تحليل اين داده‌ها در سرعتي بسيار بالاتر از پردازش‌‌هاي دستي ميسر مي‌شد.

در ابتدا، سيستم‌‌هاي مكانيزه كسب‌وكار در حوزه‌‌‌هايي مورد استفاده قرار ‌مي‌گرفت كه فرآيندها از يك‌پارچگي كمتري برخوردار بوده و دقت و تطابق اطلاعات براي سازمان‌ها بسيار مهم بود. به‌عنوان مثال سيستم‌‌هاي حقوق و دستمزد و حسابداري از نخستين سيستم‌‌هايي بودند كه با بهره‌گيري از رايانه مكانيزه شدند. رايانه‌ها مي‌توانستند حجم وسيعي از داده‌ها را ذخيره و بازيابي کنند و پردازش اطلاعات حجيم به‌صورت دقيق توسط اين سيستم‌ها صورت مي‌گرفت. رايانه‌ها انجام محاسبات پيچيده رياضي را تسهيل می‌کردند. تمام اين ويژگي‌ها باعث شد كه به‌كارگيري سيستم‌‌هاي مكانيزه مبتني بر رايانه در فرآيند‌هاي مختلف كسب‌وكار به‌سرعت توسعه يابد.

سيستم‌‌هاي مكانيزه اوليه براساس معماري رايانه‌‌هاي بزرگ ايجاد مي‌شدند و افراد براي دسترسي به اين سيستم‌ها از ايستگاه‌‌هاي كاري نصب شده در محل كار خود استفاده مي‌کردند. خريداري و نگهداري رايانه‌‌هاي بزرگ تنها براي شركت‌‌هاي بزرگ ميسر بود و شركت‌‌هاي كوچك و متوسط توانايي بهره‌گيري از چنين تجهيزاتي را نداشتند. با توسعه رايانه‌‌هاي شخصي و شكل‌گيري معماري خادم/ مخدوم[4]، سيستم‌‌هاي اطلاعاتي نيز براساس معماري توزيع شده ايجاد شدند. در اين زمان بود كه شركت‌‌هاي كوچك و متوسط نيز توانايي خريد رايانه‌‌هاي شخصي و راه‌اندازي سيستم‌‌هاي اطلاعاتي برپايه اين رايانه‌ها را كسب کردند. توسعه معماري خادم/ مخدوم4 و رواج استفاده از رايانه‌‌هاي شخصي نقطه‌عطفي در زمينه كاربرد فناوري اطلاعات و سيستم‌‌هاي اطلاعاتي در سازمان‌ها به‌شمار مي‌آيد. پس از اين زمان بود كه شركت‌‌هاي كوچك و متوسط توانستند از سيستم‌‌هاي اطلاعاتي به‌طور گسترد‌ه‌اي استفاده کرده و فرآيند‌هاي خود را مكانيزه کنند. تحول در عرصه فناوري‌ رايانه‌‌هاي شخصي به‌عنوان يكي از مهم‌ترين زمينه‌‌هاي پيدايش سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان به‌شمار مي‌آيد. البته برخي از توليدكنندگان سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان از جمله SAP سيستم‌‌هاي اوليه خود را براساس معماري رايانه‌‌هاي بزرگ ارایه کردند، ليكن اغلب سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان براساس معماري رايانه‌‌هاي شخصي توسعه يافته‌اند.

شكل‌گيري سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان يك فرآيند تكاملي بوده است. اين سيستم‌ها در واقع تكامل‌يافته سيستم‌‌هاي عملياتي هستند كه در دهه‌‌هاي 1960 تا 1970 ميلادي توسعه يافتند. سيستم برنامه‌ريزي احتياج‌های مواد5 يكي از سيستم‌‌هايي است كه قبل از سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان به‌وجود آمد و مقدمه‌اي براي ظهور سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان بود. سرمنشا‌ء سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي احتياج‌های مواد، مكانيزاسيون فرآيند‌هاي مديريت موجودي است. توانايي اين سيستم‌ها در مديريت موثر موجودي، باعث شد كه محدوده فعاليت اين سيستم‌ها تمامي منابع سازمان را تحت پوشش قرار دهد. به‌نحوي كه امروزه فعاليت‌‌هاي مختلفي از جمله برنامه‌ريزي توليد، خريد و كنترل موجودي، مديريت هزينه، برنامه‌ريزي ظرفيت و مديريت لجستيك در قالب سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي احتياج‌های مواد صورت مي‌گيرد. به‌كارگيري سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي احتياج‌های مواد باعث شد كه جريان مواد در سازمان‌هاي توليدي تسهيل شده و زمان‌هاي سيكل توليد و هزينه پشتيباني مواد كاهش يابد. به‌علاوه ارتباطات بين واحد‌‌هاي سازماني بهبود يافته و يك‌پارچگي برنامه‌ريزي نيز ايجاد شود.

با توسعه مكانيزاسيون در كسب‌وكار، سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي احتياج‌های مواد متحول شده و سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع توليد6 را ايجاد کردند. اين سيستم‌ها به منظور برنامه‌ريزي تمامي منابع مورد نياز براي توليد مورد استفاده قرار مي‌گرفت. با شكل‌گيري اين سيستم‌ها بخش عمد‌ه‌اي از فرآيند‌هاي كسب‌وكار از جمله برنامه‌ريزي كسب‌وكار، برنامه‌ريزي عملياتي، برنامه‌ريزي فروش، برنامه‌ريزي توليد، زمان‌بندي توليد و برنامه‌ريزي ظرفيت به‌صورت يك‌پارچه مكانيزه شدند. اين سيستم‌ها به منظور تهيه گزارش‌‌هاي مالي، گزارش‌‌هاي بودجه، گزارش‌‌هاي فروش با سيستم‌‌هاي مالي و حسابداري نيز مرتبط شدند. بسياري از افراد معتقد هستند كه يك‌پارچگي سيستم‌‌هاي كسب‌وكار در قالب سيستم برنامه‌ريزي منابع توليدي سرآغازي براي شكل‌گيري سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان است. به‌عنوان مثال مانتي7 سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان را، روشي براي برنامه‌ريزي و كنترل موثر تمامي منابع مورد نياز براي تهيه، توليد، بارگيري و ارایه سفارش‌های مشتري تعريف کرده است. به روشني مي‌توان دريافت كه خاستگاه اين تعريف، سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع توليدي است. گرچه نمي‌توان روند شكل‌گيري سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان از سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع توليدي را انكار کرد، ليكن سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان محدوده وسيع‌تري از توليد و عمليات را شامل مي‌شود. اين سيستم‌ها درحال حاضر علاوه بر بخش‌‌هاي توليدي در بخش‌‌هاي خدماتي نيز به‌صورت گسترده مورد استفاده قرار مي‌گيرند.

اولين سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان توسط شركت‌‌هاي نرم‌افزاري بزرگ در آمريكا و اروپا از جمله شركت‌‌هاي SAP و Peoplesoft توسعه يافتند. شركت SAP سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان خود را حول محور فعاليت‌‌هاي توليدي و يك‌پارچگي اين فعاليت‌ها با فرآيند‌هاي مالي و حسابداري ايجاد کرد. ساير توليدكنندگان نيز محصولات خود را با تمركز بر بخش‌‌هاي خاصي از كسب‌وكار توسعه دادند. به‌عنوان مثال Peoplesoft اولين محصولات خود را با تمركز بر مديريت نيروي انساني ارایه نمود، كه با مرور زمان ساير مدل‌‌هاي كسب‌وكار نيز به اين محصول افزوده شد. شركت اوراكل نيز قبل از ورود به عرصه سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان، توليدكننده و عرضه‌كننده سيستم‌‌هاي مديريت پايگاه داده بود.

سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان به يكي از مهم‌ترين محصولات نرم‌افزاري در جهان تبديل شده‌اند. ايد‌ه‌اي كه در سال 1970 توسط شركت SAP شكل گرفت، به يكي از مهم‌ترين محصولات نرم‌افزاري جهان تبديل شد و رويكرد سازمان‌هاي بزرگ را نسبت به پياده‌سازي و استفاده از سيستم‌‌هاي اطلاعاتي تغيير داد. رواج سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان به دهه 1990 ميلادي برمي‌گردد. در دهه 1990 به‌خاطر قيمت بالاي سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان و ريسك ناشي از پياده‌سازي اين سيستم‌ها، شركت‌ها و سازمان‌هاي بزرگ تنها بخش‌ها و مدل‌هايي از سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان را نصب و راه‌اندازي مي‌کردند. فروش سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان در اواخر دهه 1990 به اوج خود رسيد، زماني كه سازمان‌ها با مشكل خطاي هزاره روبه‌رو شدند. در اين زمان بود كه بسياري از سازمان‌هاي بزرگ با پياده‌‌سازي سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان با يك تير دو نشان زدند. اول اينكه سيستم‌‌هاي اطلاعاتي و عملياتي خود را يك‌پارچه کردند و دوم اينكه راه‌حل مناسبي را براي رويارويي با خطاي هزاره به‌كار گرفتند. پس از گذار از خطاي هزاره، فروش سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان با اندكي ركود روبه‌رو شد. توليدكنندگان اين سيستم‌ها نيز به توليد مدل‌‌هاي متنوع‌تر و تخصصي‌تر روي آوردند. علاوه بر اين، سيستم‌‌هاي مناسبي براي شركت‌‌هاي كوچك‌تر توليد و عرضه شد. توليدكنندگان همچنين با بهبود فرآيند‌هاي پياده‌سازي سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان، زمان پياده‌سازي آن‌ها را كاهش داده و برخي از مشكلات و معضلات فرآيند پياده‌سازي را مرتفع کردند. توليدكنندگان به منظور جذب مشتريان بيشتر، قابليت‌‌هاي پيشرفته‌تري از جمله مديريت روابط مشتريان و مديريت زنجيره تامين را درون سيستم‌‌هاي خود توسعه دادند. با توسعه قابليت‌‌هاي سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان، دامنه عملكرد اين سيستم‌ها از محدوده شركت‌‌هاي تجاري نيز فراتر رفته و بخش‌‌هاي دولتي و آموزشي نيز به استفاده از اين سيستم‌ها روي آوردند.

موفقيت توليدكنندگان و عرضه‌كنندگان سيستم‌‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان موضوعي انكارناپذير است. گرچه بازار اين سيستم‌ها پس از وقوع خطاي هزاره نتوانسته است به بالاترين سطح خود در آن زمان برسد، ليكن بازار اين سيستم‌ها، هنوز يك بازار بادوام و مستعد رشد و ترقي است. بقاي اين بازار نيز به توانايي توليد‌كنندگان براي ايجاد قابليت‌‌هاي جديد و بروز خلاقيت و نوآوري در اين حوزه بستگي دارد.

 1) Davenport

2) Hilsgersberg & Kumar

3) Tadje

4) Client/Server

5) Material Requirement Planning (MRP)

 7) Manetti