اين سيستم فرآيند ثبت متن و مشخصات نامههاي وارده داخلي، ارجاع و گردش آن در بدنه سازمان و نهايتاً ثبت پاسخ نامه، نامههاي صادره و گردش فرم هاي سازماني را به عهده دارد ودر عين حال امكان پيگيري مکاتبات را براي مديران و افراد مرتبط بصورت Paperless فراهم مي سازد.
برخي از امکانات سيستم:
1. پشتيباني از اطلاعات سازماني
- استفاده از چارت سازماني (ساختار درختي قسمت ها) از اطلاعات عمومي
- استفاده از موسسات و شركت ها تعريف شده در سيستم هاي عمومي (اشخاص)
- استفاده از ساختار تعريف شده به ازاي هر سمت و پست سازماني كه در سيستم طراحي مشاغل (از مجموعه سيستم هاي جامع يكپارچه) قبلاً تعريف شده اند
- تعريف مجوز كاربران براي عمليات مربوط به اين سيستم با انجام تنظيمات مقتضي
2. مكاتبات اداري
- ايجاد ( تايپ ) نامههاي داخلي و صادره در واژهپرداز MS Word و ذخيره آن در بانك اطلاعاتي اصلي سيستم
- حفظ، كنترل دسترسي و ويرايش آن تا هر زمان توسط مجري
- ثبت اطلاعات فرعي مربوط به نامه مانند زبان نامه، محرمانگي و.......
- تصويربرداري از نامههاي وارده
- ثبت اقلام اطلاعاتي اصلي نامهها، از قبيل:
- نحوه دريافت يا ارسال (دستي، پستي، DHL و ...)
- طبقهبندي (حد محرمانه بودن) و اولويت (عادي، فوري و ...) نامه
- استفاده از سيستم بصورت دبيرخانه متمركز يا غيرمتمركز و امكان تعريف دفاتر ثبت به ازاي هر واحد اداري
- توليد شماره ثبت به صورت خودكار و بر اساس فرمولهاي متنوع و از قبل تعريف شده
- ملاحظه سوابق ارجاعات انجام شده روي هر نامه
- تعريف شروط مختلف براي انتخـاب هر زير مجموعه دلخواه از مجمـوع نامههاي قابل رويـت براي هر كاربر (با استفاده از قابليت هاي استاندارد جستجو و تعيين محدوده سيستم هاي جامع يكپارچه)
- درج امضاي الكترونيك روي متن نامه ها با استفاده از نمونه امضاي ثبت شده در اشخاص و اعمال کنترل هاي مربوط به داشتن مجوز امضا
- رويت نامه ها توسط جانشين در صورت تعيين دسترسي لازم
3. طبقهبندي و بايگاني نامهها
- تعريف سيستم طبقهبندي موضوعي مورد نظر براي دسته بندي نامه ها بصورت درختي
- معرفي موقعـيت فيزيكي نامـهها درمحل بايگاني به صورت درختي(به عنوان نمونه: به تفكيك قفسه، طبـقه، زونكـن)
4. كارتابل و ارجاعات و پيگيريها:
- ايجاد كارتابل براي هر يك از مديران و كاركنان
- ارسال پيامهاي انفرادي و گروهي در سطح موسسه
- صدور بخشنامه، اطلاعيه و ... و ارسال آن براي پرسنل يك يا چند واحد
- تعريف كارها در سيستم با لحاظ مهلت هاي زماني مربوطه
- قابليتهاي خاص اتوماسيون اداري
- تفكيك نامه ها بر اساس مراحل گردش و اقدامات انجام گرفته بر روي آنها ( بصورت "ارجاع شده"، "اقدام نهايي شده" و "بايگاني شده")
- امکان استفاده از بازگشت اتوماتيک با کليک راست روي ارجاع و انتقال نامه مرجع به "اقدام شده"
- امكان پيگيري كارها از داخل كارتابل و دريافت پاسخ هاي مربوطه و ارسال تذكرات لازم تا اتمام كار
5. ساير امكانات:
- تعريف حدود دسترسي هاي خاص سيستم دبيرخانه بطور مجزا از حق دسترسي عمومي
- ضبط و پخش پيام هاي صوتي توسط ميكروفن و بلندگو
- استفاده از Scanner هاي استاندارد ( Twain ) توسط Driver هاي تحت Windows مربوطه
- اتصال مستقيم به سيستم آرشيواسناد ( از مجموعه سيستم هاي جامع يكپارچه ) و امكان الحاق هر نوع سند كامپيوتري ( مانند فايل هاي Excel ,Word, AutoCad و انواع فايل هاي صوتي و تصويري ) به نامه يا ارجاع موردنظر
- دريافت نامهها به صورت Fax
- تعيين اولويت ارجاعات براي افراد و تغيير علائم بر اساس اولويت ارجاعات
- ارجاع به گروه هاي موقت تعريف شده در سازمان
- استفاده از قلم نوري در شرح ارجاع ها
- پشتيباني از حالت چند سمته و داشتن کارتابل به ازاي سمت هاي مختلف افراد
- تفکيک ارجاعات بر اساس پروژه هاي مرتبط