شنبه ٣٠ دی ١٣٩٦
صفحه اصلي > محصولات > اتوماسیون اداری > دبیرخانه و کارتابل 
دبیرخانه و کارتابل

اين سيستم فرآيند ثبت متن و مشخصات نامه‌هاي وارده داخلي، ارجاع و گردش آن در بدنه سازمان  و نهايتاً ثبت پاسخ نامه، نامه‌هاي صادره و گردش فرم هاي سازماني را به عهده دارد ودر عين حال امكان پيگيري مکاتبات را براي مديران و افراد مرتبط بصورت Paperless فراهم مي سازد.

برخي از امکانات سيستم:

1. پشتيباني از اطلاعات سازماني

  • استفاده از چارت سازماني (ساختار درختي قسمت ها)‌ از اطلاعات عمومي
  • استفاده از موسسات و شركت ها تعريف شده در سيستم هاي عمومي (اشخاص)
  • استفاده از ساختار تعريف شده به ازاي هر سمت و پست سازماني كه در سيستم طراحي مشاغل (از مجموعه سيستم هاي جامع يكپارچه) قبلاً تعريف شده اند
  • تعريف مجوز كاربران براي عمليات مربوط به اين سيستم با انجام تنظيمات مقتضي

 2. مكاتبات اداري 

  • ايجاد ( تايپ ) نامه‏هاي داخلي و صادره در واژه‏پرداز MS Word و ذخيره آن در بانك اطلاعاتي اصلي سيستم
  • حفظ، كنترل دسترسي و ويرايش آن تا هر زمان توسط مجري
  • ثبت اطلاعات فرعي مربوط به نامه مانند زبان نامه، محرمانگي و.......
  • تصويربرداري از نامه‏هاي وارده
  • ثبت اقلام اطلاعاتي اصلي نامه‏ها، از قبيل:

   - نحوه دريافت يا ارسال (دستي، پستي، DHL و ...)  
   - طبقه‏بندي (حد محرمانه بودن) و اولويت (عادي، فوري و ...) نامه  

  • استفاده از سيستم بصورت دبيرخانه متمركز يا غيرمتمركز و امكان تعريف دفاتر ثبت به ازاي هر واحد اداري
  • توليد شماره ثبت به صورت خودكار و بر اساس فرمولهاي متنوع و از قبل تعريف شده
  • ملاحظه سوابق ارجاعات انجام شده روي هر نامه
  • تعريف شروط مختلف براي انتخـاب هر زير مجموعه دلخواه از مجمـوع نامه‏هاي قابل رويـت براي هر كاربر (با استفاده از قابليت هاي استاندارد جستجو و تعيين محدوده سيستم هاي جامع يكپارچه)
  • درج امضاي الكترونيك روي متن نامه ها با استفاده از نمونه امضاي ثبت شده در اشخاص و اعمال کنترل هاي مربوط به داشتن مجوز امضا
  • رويت نامه ها توسط جانشين در صورت تعيين دسترسي لازم

3. طبقه‏بندي و بايگاني نامه‏ها 

  • تعريف سيستم طبقه‏بندي موضوعي مورد نظر براي دسته بندي نامه ها بصورت درختي
  • معرفي موقعـيت فيزيكي نامـه‏ها درمحل بايگاني به صورت درختي(به عنوان نمونه:  به تفكيك قفسه، طبـقه، زونكـن)

4. كارتابل و ارجاعات و پيگيري‏ها:
 

  • ايجاد كارتابل براي هر يك از مديران و كاركنان 
  • ارسال پيامهاي انفرادي و گروهي در سطح موسسه  
  • صدور بخشنامه، اطلاعيه و ... و ارسال آن براي پرسنل يك يا چند واحد  
  • تعريف كارها در سيستم با لحاظ مهلت ‏هاي زماني مربوطه 
  • قابليت‏هاي خاص اتوماسيون اداري
    • تفكيك نامه ها  بر اساس مراحل گردش و اقدامات انجام گرفته بر روي آنها ( بصورت "ارجاع شده"، "اقدام نهايي شده" و "بايگاني شده")
    • امکان استفاده از بازگشت اتوماتيک با کليک راست روي ارجاع و انتقال نامه مرجع به "اقدام شده"
    • امكان پيگيري كارها از داخل كارتابل و دريافت پاسخ هاي مربوطه و ارسال تذكرات لازم تا اتمام كار

5. ساير امكانات:

  • تعريف حدود دسترسي هاي خاص سيستم دبيرخانه بطور مجزا از حق دسترسي عمومي 
  • ضبط و پخش پيام هاي صوتي توسط ميكروفن و بلندگو 
  • استفاده از Scanner هاي استاندارد ( Twain ) توسط Driver هاي تحت Windows مربوطه  
  • اتصال مستقيم به سيستم آرشيواسناد ( از مجموعه سيستم هاي جامع يكپارچه ) و امكان الحاق هر نوع سند كامپيوتري ( مانند فايل هاي Excel ,Word, AutoCad و انواع فايل هاي صوتي و تصويري ) به نامه يا ارجاع موردنظر
     
  • دريافت نامه‏ها به صورت Fax  
  • تعيين اولويت ارجاعات براي افراد و تغيير علائم بر اساس اولويت ارجاعات
  • ارجاع به گروه هاي موقت تعريف شده در سازمان 
  • استفاده از قلم نوري در شرح ارجاع ها 
  • پشتيباني از حالت چند سمته و داشتن کارتابل به ازاي سمت هاي مختلف افراد
  • تفکيک ارجاعات بر اساس پروژه هاي مرتبط