سيستم کارتابل و دبيرخانه

قابليت ها:

1– پشتيباني از اطلاعات سازماني

• امكان استفاده از چارت سازماني (ساختار درختي قسمتها)‌ از اطلاعات عمومي
• استفاده از موسسات و شركتها (كليه اشخاص حقوقي)‌ طرف مكاتبه تعريف شده در سيستمهاي عمومي(اشخاص)
• استفاده از مشخصات و اطلاعات مربوط به اشخاص (براي كاركنان داخل موسسه يا افراد خارجي) با استفاده از اطلاعات عمومي (اشخاص)
• استفاده از ساختار تعريف شده به ازاي هر سمت و پست سازماني كه در سيستم طراحي مشاغل (از مجموعه سيستمهاي جامع يكپارچه) قبلاً تعريف شده اند
• تعريف مجوز كاربران براي عمليات مربوط به اين سيستم در انجام تنظيمات مقتضي

2 – مكاتبات اداري

• تصويربرداري از نامه‏هاي وارده
• ثبت اقلام اطلاعاتي اصلي نامه‏ها، از قبيل :

– شماره، تاريخ و موضوع

– نحوه دريافت يا ارسال (دستي، پستي، DHL و …)

– نوع (نامه، فاكس و …)

– طبقه‏بندي (حد محرمانه بودن) و اولويت (عادي، فوري و …) نامه

• ايجاد ( تايپ ) نامه‏هاي داخلي و صادره در واژه‏پرداز MSWORD و ذخيره آن در بانك اطلاعاتي اصلي سيستم
• حفظ، كنترل دسترسي و ويرايش آن تا هر زمان توسط مجري
• ثبت رونوشت‏هاي نامه
• درج پيوست‏هاي همراه نامه
• ثبت اطلاعات فرعي مربوط به نامه مانند زبان نامه، محرمانگي و…….
• استفاده از سيستمبصورت دبيرخانه متمركز يا غيرمتمركز و امكان تعريف دفاتر ثبت به ازاي هر واحد اداري در صورت لزوم (‌قسمت) و امكان ثبت يك نامه خاص در تمام اين دفاتر (بطور همزمان)‌ بصورت وارده،‌ داخلي يا صادره
• توليد شماره ثبت به صورت خودكار و بر اساس فرمولهاي متنوع از قبل تعريف شده و همچنين امكان ويرايش بخش سريال فرمول ثبت بطور دستي (درصورت لزوم) و با استفاده از حقوق دسترسي تعريف شده
• ملاحظه سوابق ارجاعات انجام شده روي هر نامه
• تعريف شروط مختلف براي انتخاب هر زير مجموعه دلخواه از مجموع نامه‏هاي قابل رويت براي هر كاربر (با استفاده از قابليتهاي استاندارد جستجو و تعيين محدوده سيستمهاي جامع يكپارچه)
• درج امضاي الكترونيك روي متن نامه ها با استفاده از نمونه امضاي ثبت شده در اشخاص و اعمال کنترل هاي مربوط به داشتن مجوز امضا
• رويت نامه ها توسط جانشين در صورت تعيين دسترسي لازم

 3 –  طبقه‏ بندي و بايگاني نامه‏ها

• تعريف سيستم طبقه‏بندي موضوعي موردنظربراي دسته بندي نامه ها بصورت درختي
• قراردادن همزمان يك نامه در طبقه بنديهاي موضوعي متعدد
• معرفي موقعيت فيزيكي نامه‏ها در محل بايگاني به صورت درختي (به عنوان نمونه : به تفكيك قفسه، طبقه، زونكن)
• بازيابي اطلاعات نامه‏‏ها براساس طبقه‏بندي اشخاص و شركتها (به عنوان نمونه: رويت تمام نامه‏هايي كه درباره يك شركت خاص مبادله شده است)
• بازيابي نامه ها بر اساس طبقه بندي موضوعي و محلهاي بايگاني تعريف شده4 – كارتابل و ارجاعات و پيگيري‏ها:
  • ايجاد كارتابل براي هر يك از مديران و كاركنان
  • ارسال پيامهاي انفرادي و گروهي در سطح موسسه
  • صدور بخشنامه، اطلاعيه و … و ارسال آن براي پرسنل يك يا چند واحد5 – ساير امكانات:
    • استفاده ازاطلاعات پيش فرض براي فرمهاي اصلي ورود اطلاعات
    • تعريف حدود دسترسي هاي خاص سيستم دبيرخانه بطور مجزا از حق دسترسي عمومي
    • ضبط و پخش پيامهاي صوتي توسط ميكروفن و بلندگو
    • استفاده از Scanner هاي استاندارد ( Twain) توسط Driver هاي تحت Windows مربوطه
    • اتصال مستقيم به سيستم آرشيواسناد (از مجموعه سيستمهاي جامع يكپارچه) و امكانالحاق هر نوع سند كامپيوتري (مانند فايلهاي Excel ، Word، AutoCadو انواع فايلهاي صوتي و تصويري) به نامه يا ارجاع مورد نظر
    • دريافت نامه‏ها به صورت Fax
    • تعيين اولويت ارجاعات براي افراد و تغيير علائم بر اساس اولويت ارجاعات
    • ارجاع به گروه هاي موقت تعريف شده در سازمان
    • استفاده از قلم نوري در شرح ارجاع ها
    • انتخاب چند ارجاع بصورت همزمان و ارجاع آنها به يک يا چند نفر
    • پشتيباني از حالت چند سمته و داشتن کارتابل به ازاي سمت هاي مختلف افراد

    تفکيک ارجاعات بر اساس پروژه هاي مرتبط

  • طبقه‏بندي و دسته‏بندي ارجاعات كاري در كارتابل كاربران سيستم
  • تعريف كارها در سيستم با لحاظ مهلت‏هاي زماني مربوطه
  • معرفي جانشين براي انجام اقدامات محوله
  • قابليت‏هاي خاص اتوماسيون اداري

  – تفكيك نامه ها  بر اساس مراحل گردش و اقدامات انجام گرفته بر روي آنها ( به صورت “ارجاع شده “، “اقدام نهايي شده” و “بايگاني شده”)

  – استفاده از بازگشت اتوماتيک با کليک راست روي ارجاع و انتقال نامه مرجع به “اقدام شده”

  – پيگيري كارها از داخل كارتابل و دريافت پاسخهاي مربوطه و ارسال تذكرات لازم تا اتمام كار