ای.آر.پی چالش ها و ریسک ها

ای.آر.پی

چالش ها و ریسک ها

آقای دکتر کازرونی، عضو هیأت علمی دانشگاه صنعتی خواجه نصیر الدین طوسی، سرپرست کارگروه سامانه های کاربردی و برنامه ریزی منابع تکفا و مدیرعامل شرکت سامانه های برنامه ریزی منابع کرانه

مجله مشاور مدیریت

مقدمه

ای. آر. پی[1] (( ERP بر خلاف تصور معمول یک راه حل[2] استراتژیک برای مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان است و نه فقط یک سری نرم افزار به هم پیوسته و یکپارچه. توان ای. آر. پی را باید در طراحی فرآیندهای سازمانی و در کسب موفقیت برای دستیابی به فرآیندهای برتر[3] و نه در بکارگیری نرم افزارهای مورد استفاده جستجو کرد. با توجه به پیچیده بودن اطلاعات فرآیندها و منابع، توجه طراحان ای. آر. پی به نحوی است که از توان فناوری اطلاعات[4] در حوزه های نرم افزار – سخت افزار – مدیریت پایگاه داده ها – امکانات شبکه و ارتباطات، حداکثر بهره برداری حاصل شود. فلسفه ی توسعه ای. آر. پی، بر آن مبنا است که منابع سازمان را در روند فرآیندهای برتر، توسط یک سیستم به هم پیوسته[5] به سرعت – دقت و با کیفیت بالا، در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار دهد، تا فرآیندها به طور بهینه، برنامه ریزی و کنترل شوند.

مقاومت ها:

پیاده سازی ای. آر. پی در یک سازمان، با تغییرات وسیعی در فرآیندهای سازمانی همراه خواهد بود، که به طور حتم، این تغییرات با چالش های جدی در سازمان مواجه خواهد شد. از جمله مهم ترین عوامل چالش در سازمان ایجاد انواع مقاومت در مقابل تغییر است. این مقاومت ها و ایستادگی ها در مقابل تغییر، می تواند ناشی از عوامل زیر باشد:

۱- ناشناخته بودن وضعیت جدید پس از تغییر:

بسیاری از مدیران و کارکنان سازمان در لایه های متعدد سازمان ، شاهد تحولاتی خواهند بود که در فرآیندهای گذشته، بدان خو گرفته اند. این مدیران و کارکنان نمی دانند که این تغییرات تا کجا پیش خواهد رفت و جایگاه آنان، پس از این همه تغییرات ، چگونه تعریف خواهد شد. در نتیجه و به طور طبیعی، این افراد به دو صورت برنامه ریزی شده و موردی، با روند تغییرات و پیاده سازی ای. آر. پی مخالفت کرده و یا حداقل همراهی نمی کنند.

2- دانش ناکافی مدیران و کارکنان برای وضعیت جدید:

قطعاً، شرایط جدید و فرآیندهای برتر بوجود آمده را نمی توان با دانش قبلی مدیران و کارکنان هدایت نمود. به همین منظور، دوره های آموزشی متنوع و با سطوح گوناگون، در تمامی حوزه های کاری سازمان مورد نیاز خواهد بود. در این رابطه، برخی از مدیران که توان گذر به مرزهای دانش مورد نیاز برای فرآیندهای جدید طراحی شده را در خود نمی بینند ، با ترفندهای مختلف و یا شیوه های رانتی، سعی در نگه داشت وضعیت قبلی خواهند کرد.

3- ایجاد شفافیت در اطلاعات و در نتیجه، شفافیت در عملکردها و نتایج:

با توجه به این واقعیت که ای. آر. پی یک راه حل کاملا مبتنی بر فناوری اطلاعات است، بنابراین، انتظار اینکه عملکرد واحدها و بخش ها، به راحتی قابل ارزیابی و گزارش دهی شود، بسیار محتمل و در دسترس خواهد بود. با این واقعیت، عدم کارایی بسیاری از مدیران، در سازمان ها، در رده های گوناگون سازمانی مشخص شده و این همان چیزی است که مخالفت شدید بخشی از آنان را به دنبال دارد.

4- کاهش رده های سازمانی و حرکت به سمت سازمان مسطح:[6]

با توجه به این واقعیت که با پیاده سازی راه حل ای. آر.پی ، یک نظام اطلاع رسانی بسیار گسترده در سطح سازمان و بنگاه تجاری برپا خواهد شد، بنابراین و منطقا، جاری کردن برنامه های مدیریت در لایه های اجرایی و گزارش گیری از نحوه ی اجرا نیاز به لایه های واسط ندارد و بخشی از لایه های میانی سازمان که عمدتا وظیفه ی ابلاغ و نظارت بر اجرای برنامه های لایه های اجرایی، از طرف لایه های مدیریت بالاتر را بر عهده دارند میتوانند حذف شوند. با توجه به مطالب پیش گفته، می بینیم که پیاده سازی و اجرای یک پروژه ای. آر. پی، قبل از آنکه یک چالش فناورانه باشد که مسؤلیت حل مشکلات آن بر عهده ی واحد فناوری اطلاعات یا CIO ( Chief Information Officer) است، یک چالش مدیریتی است و رسیدگی به مسائل و یافتن راه حل های مناسب در برخورد با آن به طور مشخص بر عهده مدیر عامل و هیأت مدیره ی سازمان است.

ریسک ها:

از دیگر چالشهای پیش روی مدیریت سازمان، ریسک های نهفته در پروژه ی پیاده سازی ای. آر. پی است، که مهمترین آنها عبارت است از :

۱- درک شفاف از اهداف استراتژیک:

کلیه ی مدیران و عوامل کلیدی سازمان، لازم است تا از اهداف استراتژیک سازمان، در رابطه با مدیریت مشتریان – توانمندسازی کارمندان – مدیریت زنجیره ی تأمین و …. در یک برنامه ی میان مدت، درک مشخصی داشته باشند.

2- توانایی برجسته در مدیریت پروژه:

تیم معرفی شده از طرف کارفرما می بایست یک تیم همسو و دارای اهداف روشن و آگاه با مراحل پیاده سازی ای. آر. پی ، باشد. در این تیم، نباید افرادی حضور داشته باشند که منافع آنها با اهداف ای. آر. پی. در تناقض باشد. این تیم، می بایست با سازمان و وضعیت موجود آن، کاملا آشنا بوده تا بتواند در توسعه ی مسیر گذر از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب، کاملا اثربخشی داشته باشد.

3- توانایی برجسته در تیم اجرا:

تیم پیاده ساز، می بایست با راه حل اجرایی و پارامترهای تنظیمی مرحله ی پیاده سازی آشنا بوده و یا کاملا مسلط بر روش های کنترل چنین پروژه ای باشد.

4- صحت اطلاعات:

از آنجایی که راه حل ای. آر. پی. دارای ماهیت سیستمی است، مانند هر سیستم اطلاعاتی، نیاز به اطلاعات صحیح دارد و با توجه به خاصیت یکپارچگی که در ذات اینگونه راه حل ها است، اطلاعات غیر دقیق ناقص و اشتباه و یا حتی تکراری، میتواند لطمه ی شدیدی به توانایی ای. آر. پی. در حوزه های متعدد وارد كند.

5- آموزش گسترده در سطوح مختلف سازمان:

به طور حتم، آینده ی سازمان و روش های کسب و کار بعد از پیاده سازی ای. آر. پی. از آنچه که هم اکنون است بسیار متفاوت خواهد بود. بنابراین می بایست این فاصله ی دانشی را با آموزش های برنامه ریزی شده به هم رساند. ضرورت دارد تا این برنامه های آموزشی، قبل از هرگونه شروع مراحل پیاده سازی سیستم ها، اجرا گردد تا عدم انطباق میان دانش مورد نیاز و فرآیندهای جدید کسب و کار، کارایی سیستم ها را کاهش ندهد.

6- تعیین شاخص های اندازه گیری برای پیشرفت پروژه:

به منظور تعیین میزان پیشرفت پروژه ی پیاده سازی پروژه ای. آر. پی ، توسعه ی شاخص های مناسبی که بتواند اثرات مراحل مختلف پروژه را اندازه گیری کند، ضروری می باشد. همچنین این شاخص ها نشان دهنده ی توانمندی سازمان ، در بکارگیری از روش های جدید کسب و کار خواهد بود.

7- تعیین حوزه های آغازین:

تعیین و انتخاب اولین حوزه های اجرایی برای راه اندازی سیستم ها ، در موفقیت پروژه، نقش بسزایی دارد. توصیه می شود تا حوزه ی ماموریت سازمان را برای شروع، مورد شناسایی قرار داده و اجرای سیستم ها از آن حوزه ها آغاز گردد. برای مثال، بهترین نقطه ی شروع در یک سازمان تولیدی، پیاده سازی سیستم های مدیریت مواد و گردش آن است، که بیش از ۸۰٪ هزینه ها را نیز به خود اختصاص می دهد.

نتیجه گیری:

اقدام برای پیاده سازی یک راه حل ای آر پی، نیاز به انجام موارد پیش نیاز متعددی دارد، که نادیده گرفتن هر یک از آنها، می تواند پروژه را در منطقه ی ریسک بالا قرار دهد. یکی از مهمترین این موارد ثبات در مدیریت در لایه های تصمیم سازی است، که می تواند در به ثمر رسیدن اهداف پروژه ، در یک بازده ی چند ساله، بسیار تأثیر گذار باشد. تغییرات لایه های بالای مدیریتی -تغییر زود هنگام در برنامه های استراتژیک – تغییر لایه های اجرایی پروژه – عدم اختصاص بودجه کافی و عدم در گیری تام مدیران ارشد در پروژه، همه از عوامل شکست پروژه های پیاده سازی ای. آر. پی ذکر شده اند و باید نسبت به آنها بسیار حساس بود.

مراجع

-کازرونی افشین، کازرونی مهرداد ، شکوری مقدم محسن ، راه حل ای. آر. پی. مبتنی بر فناوری اطلاعات، نشر فره، تهران، ۱۳۸۱

1- Kaenoni, M. and Kimont, A. (2005), A Knowledge Based Commol Layering For a Successful ERP Implementation, Proceedings of IEEE International Conference on Service

Operations and Logistics, and Informatics, 1152-1157 2-Al-Mashan, M., Al-Madi magh, A., Zain, M., 2003, “Enterprise resource planning A taxonomy of crncal factors, European Journal of Operational Research 146, pp.352-364 3- Chiffe, S., 1999, “ERP implementation”, Harvard Business Review 77 (1), pp.16-17

4- Hong, K.K., Kim, YG, 2002. “The critical success factors for FRP plementation: an organizational fit perspective”, Information and management, 40, pp 25-40

[1] (ERP) Enterprise resource planning

[2] Solution

[3] Best Practice

[4] (IT) Information Technology

[5] Integrated

[6] Flat