آشوب یا پایداری کسب و کار
مقدمه:
نگاهی به وضعیت عمومی صنعت کشورمان (چه صنایع تولیدی و چه صنایع غیر تولیدی) حاکی از این امر است که تلاش ها و اقدامات بسیاری در جریان است. مدیریت ها، تلاش می کنند تا ضمن افزایش تولید، کیفیت خود را نیز بالاتر برده و نظر عمومی بر این است که وضعیت از ده سال قبل بهتر شده است ولیکن شتاب این حرکت ها، از شتاب جهانی کمتر است. بررسی تطبیقی برخی از صنایع منتخب همانند خودرو، لوازم خانگی، خدمات بیمه و بسیاری دیگر از صنایع نشان می دهد که رشد کیفیت و رشد فرایندهای بکارگیری و تولید فناوری بسیار کند می باشد. اگرچه تولید محصول در برخی از صنایع برای رفع نیاز کشور کافی و در برخی موارد حتی مازاد تولید وجود دارد، لیکن بایستی اذعان داشت که این محصولات با نوآوری و بهبود مستمر که لازمه به کارگیری فناوری های جدید اطلاعاتی و مدیریت آنهاست، انجام نشده است.
با توجه به آنچه ذکر شد، مطبوعات تخصصی، انجمن های علمی ذیربط و سایر نهادهایی که می توانند در این راستا مؤثر باشند، به ویژه مراکز تحقیقاتی بخش خصوصی و شرکتهای مهندسی در زمینه نرم افزارهای مختلف و شرکتهایی که خدمات مدیریت پروژه در پیاده سازی نظام های مدیریت نوین، مدیریت فناوری و غیره را ارائه می دهند، از رشد و شکوفایی برخوردار نمی شوند .
ERP یک نرم افزار نیست یک نظام به هم پیوسته اطلاعاتی، مهندسی و مدیریتی است که از جدیدترین دستاوردهای مدیریت در عرصه رقابتی جهانی می باشد و یکی از ابزارهای مهم در توسعه کیفیت و موفقیت در بازار است. بدین گونه که بایستی آن را شناخت و این تلاش در راستای معرفی جنبه های کلی این پدیده نرم افزاری در مدیریت می باشد که پیاده سازی آن به کمک مهندسان صنایع و سیستم امکان پذیر می شود و حضور این تخصص ها در این فرآیند، اگر فراموش شود، کاری بدون سرانجام خواهد بود.
تاریخچه ای از ERP و سیر تکامل آن
مفهوم ERP در دهه ۱۹۶۰ به وجود آمد تا سال ۱۹۷۲، ERP مفهومی بود بدون نام که در هیچ طبقه بندی خاصی قرار نگرفته بود. تا این زمان، ERP مفهومی بود که توصیه میکرد شرکت ها جهت افزایش درآمد و تقویت کسب و کار، کلیه فرایندها و عملکردهای خود را یکپارچه سازند.
در سال ۱۹۷۲ پنج تن از مدیران IBM از سمت خود استعفا داده و جهت تحقق مفهوم ERP، شرکتی تاسیس کردند. امروزه این شرکت (system Applications and products) SAP به نخستین شرکت توسعه و اجرای نرم افزارهای خاص ERP تبدیل شد و اکنون یکی از پیشگامان جهانی نرم افزارهای ERP محسوب می شود.
|
مفهوم ERP طی سال ها، از چندین مفهوم دیگر، شکل گرفته و تکامل یافته است. مفاهیمی که بیشتر بر یکپارچه سازی بخش های مختلف یک مؤسسه تأکید داشتند. از جمله معروف ترین این مفاهیم، عبارت بودند از MRP یا برنامه ریزی منابع تولید و MRP-II (Manufacturing Resource Planning) یا برنامه ریزی نیازمندی ها به مواد (Material Requirements Planning). این دو مفهوم بیشتر با صنایع تولیدی منطبق بودند و به علاوه، هر دو مفهومی بودند مبتنی بر مدیریت، بدین معنا که در نظر نمی گرفتند که یکپارچه سازی کل مؤسسه، یک امر صرفاً مدیریتی نیست.
ERP طی سالیان گذشته، رشد و تکامل بسیاری داشته است. البته باید گفت که ERP از لحاظ طراحی و فنی، تکامل زیادی داشته اما مفهوم آن هیچ تغییری نکرده است. ERP در آینده نیز رشد و تکامل خواهد داشت. اما نباید فراموش کرد که رؤیای ERP هرگز تغییر نخواهد کرد. درباره ERP مطالب زیادی منتشر شده اند. گزارش مؤسسه(Computer Technology Research) CTR درباره برنامه ریزی منابع مؤسسه که در آوریل ۱۹۹۹ منتشر شد، یکی از آنهاست که در این مطلب از آن استفاده شده است.
برنامه ریزی منابع مؤسسه چیست؟
سیستم های برنامه ریزی منابع مؤسسه ERP نرم افزارهای اصلی کسب و کار در یک مؤسسه را یکپارچه می سازند، کلیه نرم افزارها در یک سیستم ERP به مجموعه مشترکی از اطلاعات که در یک پایگاه داده های مرکزی ذخیره شده دسترسی دارند. یک سیستم معمولی ERP در موارد مختلفی کاربرد دارد، از قبیل حسابداری و نظارت، مدیریت تولید و مواد، مدیریت کیفیت، نگهداری تاسیسات، فروش و توزیع، منابع انسانی، مدیریت پروژه و غیره.
تحلیلگران صنعتی انتظار دارند که بازار جهانی سیستم های ERP تا سال ۲۰۰۲ به رقم ۵۰ میلیارد دلار برسد. امروزه سیستم های قدیمی مبتنی بر کامپیوترهای بزرگ، به سرعت جای خود را به نرم افزارهای ERP می سپارند. این نرم افزارها بر مبنای فناوری ارائه خدمات به مشتری (Client Server یا CS) ارائه می شوند.
آیا اجرای ERP فوایدی به همراه دارد؟
شرکت ها باید در انتخاب سیستم های ERP دقیق باشند و برای اجرایی پروژه ERP در مؤسسه خود، زمان بندی، تعیین بودجه و برنامه ریزی نمایند. گزارش مؤسسه CTR نشان میدهد که اجرای سیستم های ERP
فواید زیر را به همراه خواهد داشت:
از جمله فواید نامحسوس و غیر عینی سیستم های ERP، می توان به این موارد اشاره کرد: کاهش هزینه های پیش بینی نشده، افزایش مسؤولیت کارکنان در قبال مشتریان، قابلیت انعطاف بیشتر و مدیریت مؤثرتر زنجيره تأمين.
ارزیابی توأمان فواید و مشکلات اجرای ERP
گرچه اجرای یک سیستم ERP، منابع مؤسسه را روزآمد کرده و بهبود می بخشد، اما مدیران باید به مشکلات اجرای ERP نیز توجه داشته باشند. گزارش CTR به آگاهی و شناخت اجرا کنندگان ERP کمک می کند، از جمله شناخت آنها نسبت به اهمیت پروژه ERP، نیاز به پشتیبانی اجرایی و شخص ثالث در اجرای ERP، هزینه های مربوطه مشکلات آموزش کاربران نهایی و غیره را افزایش می دهد. این گزارش مدیران را قادر می سازد که مشکلات اجرای ERP را پیش بینی کرده و تأثیرات منفی آنها را کاهش دهند.
شرکت هایی که سیستم های خود را یکپارچه می سازند، لازم است سیستم های قدیمی خود را (که از اطلاعاتی با وضوح و کیفیت پایین برخوردارند) جایگزین نمایند و سیستم هایی نصب کنند که از رشد کسب و کار مؤسسه پشتیبانی نماید. همچنین شرکت ها از طریق سیستم های ERP می توانند انگیزه های عملیاتی خود را متحول سازند، به عنوان مثال می توانند به منظور پشتیبانی از راهبردهای جدید کسب و کار یا گسترش جهانی مؤسسه، با کمک ERP عملکردهای نامناسب را بهبود بخشیده و فرایندهای پیچیده و غیر مؤثر کسب و کار را ساده تر کنند.
در گزارش CTR عواملی که اجرای ERP را تحت تأثیر قرار می دهد، تشریح شده و ابزار و خدمات موجود برای پشتیبانی از سیستم ها و گسترش آنها، مورد بررسی قرار گرفته است. در این گزارش همچنین اشتباهاتی که شرکت ها به هنگام انتخاب عرضه کننده ERP مرتکب می شوند، بررسی و معیارهایی که شرکت ها باید به هنگام انتخاب خود رعایت نمایند ذکر شده است.
اجرای ERP
نرم افزار ERP، پیچیده و گران است، به همین دلیل، شرکت ها برای پروژه های ERP لازم است منابع انسانی قابل ملاحظه ای اختصاص دهند و جهت کمک به اجرای سیستم ها، مشاوران و یکپارچه سازانی را استخدام نمایند. به عنوان یک نتیجه کلی می توان گفت که شرکت ها ممکن است برای پروژه های ERP، میلیون ها دلار و سال ها وقت صرف کنند. در گزارش CTR، مشکلاتی که یک شرکت ممکن است در اجرای ERP با آن مواجه شود، ذکر شده و همچنین شش مرحله اصلی یک پروژه ERP به ترتیب زیر مشخص شده است:
برگشت سرمایه
پروژه های ERP (حتی کوچک ترین آنها) ممکن است میلیون ها دلار هزینه در پی داشته باشند. اما باید توجه داشت که برگشت سرمایه از ERP بسیار بالاست. سیستم های ERP جهت دسترسی راحت تر به اطلاعات، برای شرکت ها زیرساختی از داده های معتبر و یکپارچه فراهم می کنند که در نتیجه آن، می توانند به نحو مؤثرتری کسب و کار خود را مدیریت کنند. شرکت ها جهت کسب بیشترین فایده از سرمایه گذاری خود بر ERP و اطمینان از اجرای سیستم ها در زمان بندی و بودجه بندی تعیین شده لازم است اجرای ERP را به دقت برنامه ریزی کرده و منابع کافی به آن اختصاص دهند.
در گزارش CTR برای مدیران مؤسسات، زیربنا و ابزار لازم برای اجرای موفق سیستم های ERP تشریح شده است.
فلسفه و کاربردهای ERP
تعاریفی ساده از برنامه ریزی منابع مؤسسه
این اشتباه ادراکی را که نرم افزار “برنامه ریزی منابع مؤسسه” برای امر برنامه ریزی و منابع، کارایی خاصی نداشته و در واقع هدف اصلی این نرم افزار، خود مؤسسه می باشد. با به کارگیری ERP تلاش می شود تا کلیه بخش ها و وظایف یک مؤسسه در قالب یک سیستم با یک هویت کامپیوتری یکپارچه شود ، به نحوی که این سیستم بتواند تمامی نیازمندی های بخش های مختلف مؤسسه را تأمین نماید.
اصولا ایجاد یک برنامه نرم افزاری منفرد برای تامین نیازمندی های بخش های مختلف مالی، منابع انسانی و انبار در یک موسسه، امر دشواری می باشد. معمولا هر یک از این بخش ها دارای سیستم کامپیوتری مخصوص به خود هستند که با شیوه های عملکرد همان بخش هماهنگ می باشد. اما ERP این سیستم های کامپیوتری مختلف را با یکدیگر ترکیب نموده و یک سیستم یکپارچه منفرد ایجاد می نماید، سیستم یکپارچه ای که از یک پایگاه داده های منفرد استفاده می کند، به نحوی که بخش های مختلف یک مؤسسه می توانند اطلاعات خود را تسهیم کرده و با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. اگر مؤسسات، ERP را به درستی پیاده سازی کنند، برگشت سرمایه فوق العاده ای را به همراه خواهد داشت. به عنوان مثال، فرایند اجرای سفارش مشتری را در نظر بگیرید. وقتی مشتری سفارشی ارائه می دهد، یک جریان کاغذبازی در سراسر شرکت آغاز که در طی آن اطلاعات مربوط به سفارش، در سیستم های کامپیوتری بخش های مختلف آن شرکت وارد می شود. این فرایند موجب اتلاف وقت و امر دشواری می باشد، ضمن آنکه وارد کردن اطلاعات از مراکز کامپیوتری بخش های مختلف، احتمال خطا و اشتباه را نیز افزایش می دهد. از سوی دیگر در چنین فرایندی، هیچ کس در شرکت به درستی نمی داند که سفارش مشتری دقیقاً در چه موقعیتی قرار دارد، چرا که سیستم های کامپیوتری بخش های مختلف با یکدیگر در ارتباط نیست و در نتیجه مثلاً برای بخش مالی این امکان فراهم نیست تا به اطلاعات سیستم کامپیوتری بخش انبار دسترسی داشته باشد و بداند که آیا اقلام سفارش شده، از انبار حمل شده اند یا خیر. در چنین فرایندی، این جمله به کرات از مشتریان مستاصلی که سفارش هایشان انجام نشده، شنیده می شود؛ “لطفا با انبار تماس بگیرید.”
ERP سیستم های کامپیوتری مستقل قدیمی بخش های مالی، منابع انسانی (Human Resource)HR ، تولید و انبار را در قالب یک برنامه نرم افزاری یکپارچه و متحد به یکدیگر مرتبط می کند. در واقع پس از نصب ERP، بخش های مالی، تولید و انبار همچنان نرم افزارهای مخصوص به خود را در اختیار دارند. با این تفاوت که با کمک ERP، سیستم های کامپیوتری این بخش های مختلف با یکدیگر مرتبط شده اند. بدین ترتیب، مثلاً بخش مالی می تواند بداند که آیا اقلام سفارش شده از انبار حمل شده اند یا خیر. امروزه اکثر عرضه کنندگان نرم افزارهای ERP، از قابلیت انعطاف زیادی برخوردارند، به گونه ای که شما می توانید بدون خرید کل بسته نرم افزاری، فقط قسمت های مورد نیاز خود را نصب کنید. به عنوان مثال، بسیاری از شرکت ها فقط نرم افزار ERP مربوط به بخش مالی یا منابع انسانی را تهیه و نصب می کنند.
ERP چگونه عملکرد کسب و کار یک شرکت را بهبود می بخشد؟
مدعیان و طرفداران به کارگیری این نرم افزارها اعتقاد دارند، که یکی از با ارزش ترین ویژگی های ERP، آن است که فرایند اجرای سفارش مشتری در شرکت را بهبود می بخشد، به همین دلیل، ERP را معمولاً یک نرم افزار Back-Office تلقی می کنند. ERP بیش از آنکه برای فرایند پیش فروش (Up-Front Selling) کارایی داشته باشد، جهت دریافت سفارش مشتری و خودکار کردن مراحل مختلف فرایند اجرای سفارش مورد استفاده قرار می گیرد. وقتی نماینده ارائه خدمات به مشتری، یک سفارش را به سیستم ERP وارد می کند، تمامی اطلاعات لازم جهت تکمیل آن سفارش، در اختیار وی قرار می گیرد، اطلاعاتی از قبیل میزان اعتبار مشتری و تاریخ سفارش (از بخش مالی)، میزان موجودی شرکت (از بخش انبار) و زمان بندی حمل سفارش (از بخش تدارکات).
در سیستم ERP، کلیه کارکنان بخش های مختلف، به اطلاعات یکسانی دسترسی دارند که می توانند آن را روز آمد کنند. در این سیستم، وقتی یک بخش وظیفه خود را نسبت به یک سفارش انجام می دهد، به طور خودکار آن سفارش از طریق ERP، به بخش بعدی ارسال می شود. همچنین از طریق ERP می توان به راحتی از موقعیت کنونی یک سفارش آگاه شده و آن را پی گیری نمود. فرایند اجرای سفارش در سیستم ERP به سرعت افزایش می یابد و در نتیجه، مشتریان سفارش خود را سریع تر و با خطای کمتری (نسبت به قبل) دریافت می کنند. از ERP می توان برای دیگر فرایندهای عمده کسب و کار شرکت نیز استفاده نمود.
باید توجه داشت که آنچه گفته شد، ERP در شرایط مطلوب و مناسب است، اما شرایط دنیای واقعی معمولاً دشوارتر و نامناسب تر می باشد.
گرچه یک فرایند اجرای سفارش مشتری (بدون سیستم ERP)، کارایی کمتری دارد، اما در مقابل ساده تر می باشد، در این فرایند، بخش مالی و انبار و غیره وظیفه خود را انجام می دهند و هر خطا و اشتباهی که از حوزه آن بخش بیرون برود، دیگر مشکل دیگران محسوب می شود، نه چیزی بیشتر. اما در سیستم ERP، مثلاً وظیفه یک نماینده ارائه خدمات به مشتری، دیگر فقط وارد کردن نام مشتری و امثال آن نیست، وی از طریق صفحه نمایشگر ERP، نقش مهمی در کسب و کار شرکت ایفا می کند. او به اطلاعاتی در زمینه میزان اعتبار مشتری (از بخش مالی) و میزان موجودی انبار (از بخش انبار) دسترسی دارد و با سؤالاتی روبه روست که پاسخ به آنها نه تنها مشتری، بلکه کل شرکت را تحت تأثیر قرار می دهد. سؤالاتی از قبیل آیا مشتری به موقع مبلغ سفارش را پرداخت خواهد کرد؟ آیا شرکت می تواند به موقع سفارش را حمل کند؟ در واقع در سیستم ERP، یک نماینده ارائه خدمات به مشتری، با چنان تصمیمات و مسؤولیت هایی مواجه می شود که پیش از این سابقه نداشته است. در این سیستم، فقط نماینده خدمات نیست که چنین نقشی بر عهده می گیرد، این موضوع در مورد کلیه کارکنان شرکت نیز صادق است. به عنوان مثال، کارکنان انبار که پیش از این، موجودی انبار را در حافظه خود به خاطر می سپردند و یا بر روی برگه ای یادداشت می کردند، در سیستم ERP ناچارند این اطلاعات را به صورت Online ارائه دهند. اگر چنین نکنند، نماینده ارائه خدمات، میزان موجودی بر روی نمایشگر ERP را کمتر از حد واقعی می بیند و در نتیجه، به مشتری خواهد گفت که اقلام مورد نیاز او در انبار موجود نیست. بنابراین میزان مسؤولیت، پاسخگویی و ارتباط کارکنان شرکت در سیستم ERP، بسیار بیشتر از گذشته می باشد.
ERP از کارکنان یک شرکت می خواهد که نحوه انجام وظایف خود را تغییر داده و بهبود بخشند. اما از آنجایی که کارکنان مؤسسات چندان تمایلی به ایجاد تغییرات ندارند، به همین دلیل تعیین ارزش ERP، کار بسیار دشواری است. در ERP، تغییراتی که شرکت در نحوه انجام وظایف کارکنان خود ایجاد می کند، بسیار مهم تر از خود نرم افزار می باشد. اگر یک مؤسسه از ERP برای بهبود شیوه کارکنان در دریافت سفارش، تولید کالا، حمل و نقل سفارش ها و تهیه صورتحساب استفاده نماید، ارزش واقعی نرم افزار پدیدار خواهد شد. اما اگر بدون ایجاد تغییراتی جهت بهبود نحوه انجام وظایف کارکنان یک مؤسسه، صرفاً به نصب ERP اکتفا شود، ارزش واقعی این نرم افزار ظاهر نخواهد شد. در چنین صورتی حتی ممکن است روند عملکرد مؤسسه نیز کاهش یابد، چرا که کارکنان با نرم افزارهای قبلی آشنا هستند، اما نسبت به نرم افزار جدید بی اطلاع می باشند.
اجرای یک پروژه ERP چه مدت زمان به طول می انجامد؟
اجرای یک پروژه ERP، در مدت زمان کوتاه و به راحتی ممکن نیست. هرگز نباید سخن آن دسته از عرضه کنندگان ERP را جدی گرفت که می گویند میانگین زمان اجرای ERP ۳ یا ۶ ماه است. در واقع این مدت زمان کوتاه، تحت تأثیر عوامل دیگری ممکن است افزایش یابد، از قبیل اندازه شرکت، محدودیت اجرا به حوزه خاصی از شرکت، استفاده شرکت از ERP مربوط به بخش مالی در گذشته (در مواردی که سیستم ERP چیزی بیش از یک سیستم حسابداری پرهزینه نیست) و غیره. برای اجرای صحیح ERP، لازم است شیوه های انجام کسب و کار در شرکت و نحوه انجام وظایف کارکنان، دچار تغییر و تحول شود و نیازی به گفتن ندارد که اجرای این قبیل تغییرات، در کوتاه مدت و به راحتی صورت نمی گیرد. تنها زمانی می توان به راحتی و در کوتاه مدت، چنین تغییراتی ایجاد نمود که شیوه های انجام کسب و کار شرکت در سطح عالی باشد، یعنی حمل به موقع سفارش ها، برخورداری از بهره وری بالاتر نسبت به رقبا و رضایت کامل مشتریان. اما نکته اینجاست که در صورتی که یک شرکت واجد چنین ویژگی هایی باشد، دیگر نیاز به ERP مطرح نخواهد بود.
توجه به طول زمان اجرای یک پروژه ERP، چندان اهمیتی ندارد (معمولاً اجرای ERP بین ۱ تا ۳ سال به طول می انجامد)، آنچه مهم است علت نیاز یک شرکت به ERP و نحوه استفاده جهت بهبود کسب و کار می باشد.
چه دلیلی برای اجرای ERP وجود دارد؟
حداقل پنج دلیل اصلی وجود دارد که لزوم اجرای ERP توسط مؤسسات را ثابت میکند که این دلایل ممکن است در زمان های مختلف محسوس تر از دیگر دلایل باشند:
الف) یکپارچگی اطلاعات مالی: مدیر عامل یک شرکت به هنگام شناخت عملکرد کلی سازمان خود، با روایت های مختلفی از حقیقت روبه رو می شود. بخش مالی، فروش و سایر بخش ها، هر کدام روایت خاصی از ارقام سود و درآمدها ارائه می کنند. این روایت های متنوع، حاصلی جز سردرگمی نخواهد داشت. اما ERP یک روایت منفرد از حقیقت عرضه می کند که قابل چون و چرا نیست، زیرا همه از آن در قالب یک سیستم یکسان بهره می گیرند.
ب) یکپارچگی اطلاعات مربوط به سفارش مشتری: از لحظه دریافت سفارش مشتری توسط نماینده ارائه خدمات تا بارگیری و حمل سفارش و ارسال برگه فروش توسط بخش مالی، می توان از سیستم های ERP استفاده نمود. با داشتن کلیه این اطلاعات در یک سیستم نرم افزاری واحد (به جای انتشار اطلاعات در سیستم های مختلفی که هیچ گونه ارتباطی با یکدیگر ندارند)، شرکت ها می توانند سفارش مشتریان خود را به راحتی پیگیری کرده و در یک زمان، بخش های تولید انبار و حمل و نقل را در نقاط مختلف با یکدیگر هماهنگ نمایند.
ج) استاندارد سازی و تسریع فرایندهای تولید: شرکت های تولیدی (به ویژه آنهایی که به ادغام شدن و به تملک در آمدن گرایش دارند) غالباً در می یابند که بخش های متعدد در یک شرکت، علی رغم استفاده از روش ها و سیستم های کامپیوتری مختلف، از رویه های یکسانی پیروی می کنند. سیستم های ERP جهت خودکار کردن برخی از مراحل فرایند تولید، روش های استانداردی را ارائه می دهند. استانداردسازی فرایندهای تولید و استفاده از یک سیستم یکپارچه و منفرد کامپیوتری، به صرفه جویی، افزایش بهره وری و کاهش تعداد نیروی کار منجر خواهد شد.
د) کاهش موجودی: ERP به تسهیل جریان فرایند تولید کمک کرده و میدان دید فرایند اجرای سفارش مشتری در داخل شرکت را افزایش می دهد. یکی از فواید ERP آن است که موجودی مواد مورد استفاده در تولید کالاها را کاهش می دهد (موجودی در جریان ساخت)، چرا که کاربران این نرم افزار می توانند برنامه ریزی بهتری برای تحویل سفارش ها به مشتریان داشته باشند، در نتیجه موجودی کالاهای تمام شده در انبار و بخش بارگیری کاهش می یابد. لازم به ذکر است که برای بهبود واقعی زنجيره تأمین در یک مؤسسه، استفاده از نرم افزارهای مخصوص زنجیره تامین ضروری است. گرچه استفاده از ERP نیز به بهبود وضعیت کمک خواهد کرد.
هـ) استاندارد سازی اطلاعات مربوط به منابع انسانی: در مؤسساتی که دارای بخش های متعدد کسب و کار می باشند، روش ساده و یکپارچه ای برای پیگیری وقت کارکنان و ارتباط با آن ها در زمینه مزایا و خدمات وجود ندارد. ERP می تواند این مساله را حل نماید. البته اکثر شرکت هایی که جهت رفع این مشکلات از ERP استفاده می کنند، این واقعیت را فراموش می نمایند که ERP فقط تصویری کلی از نحوه انجام کسب و کار توسط خود شرکت می باشد، نه چیزی بیشتر. گرچه بسته های نرم افزاری ERP نسبتاً جامع هستند، اما باید توجه داشت که هر صنعتی دارای ویژگی هایی است که آن را منحصر به فرد می سازد. به طور کلی می توان گفت که سیستم های ERP جهت استفاده تولید کنندگانی طراحی شده که کالاهای فیزیکی و متنوع و قابل شمارش تولید می کنند، بنابراین لازم است که مؤسسات در حوزه صنایع مختلف، جهت اصلاح و تغییر نرم افزارهای ERP متناسب با نیازهای خود، با عرضه کنندگان این نرم افزارها تبادل نظر کنند.
تناسب شیوه های انجام کسب و کار و ERP
برای شرکت ها مهم است که قبل از امضای قرارداد ERP و اجرای آن بدانند که آیا شیوه های انجام کسب و کارشان با ERP متناسب می باشد یا خیر. یکی از دلایل عمده ای که باعث می شود شرکت ها از اجرای پروژه های چند میلیون دلاری ERP رویگردان باشند. این است که در می یابند این نرم افزار از مهم ترین فرایندهای کسب و کار آنها پشتیبانی نمی کند. در چنین حالتی، دو راه پیش روی مؤسسات قرار دارد: الف) تغيير فرایند کسب و کار شرکت متناسب با ERP: این اقدام به معنای ایجاد تغییرات عمیق در شیوه های تثبیت شده انجام کسب و کار (که غالباً مزایای رقابتی فراهم می آورد) و دگرگونی نقش کارکنان و میزان مسؤولیت آنها (که برای بسیاری از شرکت ها قابل هضم نیست) می باشد.
ب) تغییر ERP متناسب با کسب و کار شرکت: این اقدام مشکلاتی از قبیل کند کردن اجرای پروژه و ایجاد نواقصی در سیستم ERP به همراه خواهد داشت. به علاوه متناسب کردن ERP با کسب و کار شرکت، باعث میشود که ارائه نسخه جدید نرم افزار توسط عرضه کننده ERP با دشواری صورت گیرد. چرا که سفارشی کردن نرم افزار، مستلزم بازنویسی آن جهت هماهنگی با نسخه جدید می باشد که کار چندان ساده ای نیست.
احتیاجی به گفتن نیست که حرکت به سوی یک پروژه ERP اقدامی نفس گیر است و مبلغ پیش پرداخت آن به اندازه ای است که حتی خونسردترین مدیران را نیز دچار اضطراب و نگرانی می کنند. علاوه بر این مدیران مالی به هنگام بودجه بندی هزینه های ERP ، باید هزینه های دیگر را نیز در نظر بگیرند، فهرستی طولانی از هزینه هایی که قبل از پدیدار شدن فواید ERP باید بودجه آنها را تأمین کرد. برخی از این هزینه ها عبارتند از مشاوره، اصلاح فرایند، آزمون یکپارچگی، آموزش فرایندهای جدید شغلی به کارکنان، یکپارچه سازی انبار، کپی کردن فرمت های قدیمی گزارش ها و غیره
هزینه واقعی ERP چقدر است؟
اخيراً توسط Meta Group، تحقیقی در زمینه کل هزینه مالكيت ERP (شامل هزینه های کارکنان داخلی خدمات حرفه ای سخت افزار و نرم افزار) انجام شده است. در این تحقیق، كل هزينة مالكيت TCO (Total Cost of Ownership) از زمان نصب نرم افزار تا دو سال پس از آن محاسبه شده است. در واقع دو سال پس از نصب ERP زمانی است که هزینه های واقعی نگهداری ،روزآمد کردن و بهینه سازی سیستم ERP شرکت آشکار میشود. میانگین کل هزینه های ERP در ۶۳ شرکت مورد تحقيق، شامل مؤسسات کوچک متوسط و بزرگ در صنایع مختلف ۱۵ میلیون دلار می باشد. (بالاترین رقم ۳۰۰ میلیون و پایین ترین آن ۱۰۰۰۰۰ دلار) بود. گرچه ارائه یک رقم دقیق از TCO شرکت های مختلف در صنایع متعدد، کار دشواری است، اما ارقام ارائه شده در این تحقیق، ثابت می کند که صرف نظر از نوع شرکت، ERP گران و پرهزینه می باشد. میزان TCO در این دوره دو ساله، برای کاربران کم مهارت (Heads – doran) به مبلغ سرسام آور320/53 دلار بالغ می شد.
برگشت سرمایه گذاری چگونه خواهد بود؟
صراحتا می توان گفت نباید انتظار داشت که با ERP، کسب و کار یک شرکت از پایه دگرگون و متحول شود. ERP پیش از آنکه بر مشتریان ، تامین کنندگان و شرکا تمرکز نماید، بر بهبود نحوه انجام کارها در داخل یک شرکت توجه دارد. با این وجود، تحقیق بر روی ۶۳ شرکت انجام شده نشان میدهد که ۸ ماه پس از تثبیت سیستم جدید ERP (مجموعا ۳۱ ماه پس از آغاز پروژه ERP) فواید آن آشکار می شود. آنچنان که این تحقیق نشان میدهد صرفه جویی سالیانه حاصل از سیستم جدیدERP 6/1 میلیون دلار میباشد. بنابراین برگشت سرمایه از ERP در دراز مدت مطلوب و مناسب خواهد بود.
هزینه های پنهان
گرچه شرکت ها در فرایند بودجه بندی برای اجرای ERP با هزینه های پنهان مختلفی مواجه میشوند اما شرکت هایی که ERP را اجرا کرده اند متفق القول هستند که در تنظیم بودجه برای این بسته نرم افزاری، هزینه های خاصی وجود دارند که بیش از دیگر هزینه ها، نادیده گرفته می شوند یا کمتر از حد واقعی تعیین می شوند. با توجه به جوانب مختلف کار یک شرکت میتوان گفت که در اجرای ERP معمولا در حوزه های زیر هزینه ها از حد تعیین شده، فراتر می رود:
1- آموزش: اجرا کنندگان با تجربه ERP همگی متفق القول هستند که در بودجه بندی برای ERP، هزینه آموزش بیش از دیگر هزینه ها، نادیده گرفته شده یا کمتر از حد واقعی تعیین میشود. هزینه آموزش برای سیستم ERP بالاست، چرا که فقط آموزش نحوه استفاده از نرم افزار مطرح نیست، بلکه کارکنان باید در کنار آموزش نرم افزار، مجموعه جدیدی از فرایندها را نیز بیاموزند. شرکت های آموزش دهنده نیز نمی توانند کمکی در زمینه آموزش کارکنان یک شرکت ارائه دهند، زیرا این شرکت ها معمولا نحوه استفاده از نرم افزار را می آموزند و شیوه های خاص انجام کسب و کار را تعلیم نمی دهند. بنابراین بهترین کار این است که خود یک شرکت یک برنامه آموزشی تدوین نماید که در آن فرایندهای مختلف کسب و کار که تحت تأثیر سیستم ERP قرار می گیرند، مشخص شده و بررسی شوند.
یک مؤسسه نوآور و مبتکر برای کمک به آموزش ERP، به کارکنان خود، از افراد مدارس یا دانشکده های بازرگانی محلی استفاده می کند. باید توجه داشت که در ERP کارکنان بخش مالی و انبار از نرم افزار یکسانی استفاده می کنند و اطلاعاتی که هر یک از آنها به سیستم وارد می کند بخش های دیگر را تحت تأثیر خود قرار خواهد داد. به همین دلیل، در سیستم ERP، کلیه کارکنان یک شرکت باید از نحوه انجام کار یکدیگر شناخت کافی داشته باشند و بدانند که نحوه انجام کارها در بخش های مختلف، قبل و بعد از استقرار ERP، چه تفاوت هایی را به دنبال داشته است. لازم به ذکر است که وظیفه تدوین یا تأیید یک دوره آموزشی برای ERP، بر عهده کارکنان بخش فناوری اطلاعات (IT) یک شرکت می باشد. به طور کلی می توان گفت، لازم است شرکت ها بودجه آموزش ERP را تعیین کرده و آن را دو یا حتی سه برابر کنند. این کار بهترین سرمایه گذاری بر روی ERP می باشد.
2- یکپارچه سازی و آزمون: آزمایش رابط های (Links) بین بسته های نرم افزاری ERP و رابط های دیگر نرم افزارهای مشترک (که باید بر مبنای مورد به مورد یا Case By Case ایجاد شوند)، یکی دیگر از هزینه هایی است که غالباً کمتر از حد واقعی تعیین می شوند. معمولا یک مؤسسه تولیدی معمولی، از نرم افزارهای فرعی متعددی مثل نرم افزارهای تجارت الکترونیک، زنجيره تأمين، محاسبة ماليات فروش و علامت گذاری ستونی (Bar Coding) استفاده میکند که همگی آنها جهت ایجاد یک سیستم یکپارچه و منفرد، باید به ERP مرتبط شوند. بعضی مواقع عرضه کنندگان ERP این نرم افزارهای فرعی را ارائه می کنند. در این صورت بهتر است از خود آنها تهیه شود. غالباً ایجاد ارتباط و پیوند بین ERP و این نرم افزارها توسط خود شرکت ها، نتیجه مناسبی به یار نمی آورد همچون حوزه آموزش، آزمون یکپارچه سازی ERP نیز باید از زاویه هم جهت با فرایند انجام شود. بنا بر توصیه افراد با تجربه در آزمون یکپارچگی ERP به جای ایجاد ارتباط و پیوند مصنوعی اطلاعات و انتقال آنها از یک نرم افزار به نرم افزار دیگر، بهتر است یک سفارش خرید واقعی در کل سیستم اجرا شود (از مرحله دریافت سفارش تا حمل آن و صدور برگه فروش، یعنی کل فرایند از دریافت سفارش تا دریافت وجه نقد) این کار ترجیحا بهتر است با مشارکت کارکنانی صورت گیرد که قرار است این وظایف را انجام دهند.
3- سفارشی کردن ERP: پیوند نرم افزارهای فرعی به سیستم ERP فقط آغاز هزینه های یکپارچه سازی است. از این پرهزینه تر که حتی المقدور باید از آن اجتناب کرد، سفارشی کردن خود نرم افزار ERP است. این کار در مواقعی انجام می شود که ERP نمی تواند یکی از فرایندهای کسب و کار در یک شرکت را تامین نماید و آن شرکت تصمیم می گیرد که جهت متناسب ساختن ERP با خواسته خود، آن را تغییر داده و سفارشی کند. سفارشی کردن ERP به نوعی بازی با آتش است، چرا که با سفارشی کردن کل واحدهای سیستم ERP تحت تأثیر قرار می گیرند (به دلیل پیوند نزدیک آنها به یکدیگر)، از سوی دیگر، پس از سفارشی کردن ERP تهیه نسخه جدید آن نیز دشوار می شود؛ چرا که لازم است كل نسخه جدید نیز سفارشی شود. به هر حال، عرضه کنندگان ERP معمولاً از نرم افزار سفارشی شده پشتیبانی نمی کنند و شرکت باید جهت انجام سفارشی کردن سیستم و نگهداری آن، کارکنان اضافی استخدام کند.
4-تبدیل داده ها: انتقال اطلاعات مربوط به مشتریان، تأمین کنندگان طراحی محصول و غیره از سیستم های قدیمی به سیستم جدید ERP هزینه هایی در پی دارد که معمولاً دست کم گرفته می شوند. بسیاری از اطلاعات در سیستم های قبلی استفاده چندانی برای سیستم جدید ندارند. (این واقعیتی است که بسیاری از شرکت ها از پذیرفتن آن خودداری میکنند). بسیاری از شرکت ها، تا زمان انتقال واقعی اطلاعات به سیستم جدید ERP متوجه نمی شوند که داده های نامناسبی در اختیار دارند. چنین شرکت هایی به احتمال زیاد هزینه های انتقال داده ها را کمتر از حد واقعی در نظر می گیرند. باید توجه داشت که نه تنها داده های نامناسب، بلکه داده های مناسب نیز گاهی اوقات ممکن است جهت هماهنگی با اصلاحاتی که به واسطه اجرای ERP، الزامی یا ایجاد شده اند، مورد بازبینی و بررسی قرار گیرند.
۵- تجزیه و تحلیل داده ها: غالباً لازم است جهت تجزیه و تحلیل داده های سیستم ERP، آنها را با داده های سیستم های بیرونی ترکیب نمود. کاربرانی که به تجزیه و تحلیل های زیاد و دقیق نیاز دارند، باید برای تنظیم بودجه ERP هزينة یک انبار داده ها را در نظر بگیرند. ضمن آنکه باید بدانند برای اجرای راحت آن، به انجام مقدار زیادی کار احتیاج خواهند داشت. در چنین حالتی کاربران دچار مخمصه می شوند، چرا که از یک سو، سازماندهی روزانه کلیه داده های ERP در یک انبار بزرگ داده ها، کار بسیار دشواری است و از سوی دیگر، در شرایطی که اطلاعات به طور روزانه تغییر می کند و روز آمد کردن و سازماندهی آنها با دشواری صورت می گیرد، کارایی سیستم های ERP به شدت کاهش می یابد. یکی از راه حل ها در چنین شرایطی، برنامه نویسی سفارشی می باشد که البته کار پرهزینه و گرانی است. بنابراین بهترین کار این است که یک شرکت قبل از تعیین بودجه ERP کلیه نیازمندی های خود در زمینه تجزیه و تحلیل داده ها را بررسی و مشخص نماید.
6- مشاوره بی پایان: هنگامی که کاربران در برنامه ریزی برای کنار گذاشتن یک پروژه ERP با شکست مواجه می شوند، قیمت مشاوره به حد سرسام آوری افزایش می یابد. جهت اجتناب از چنین موقعیتی، شرکت ها باید به هنگام آموزش کارکنان داخلی اهداف شرکای مشاور خود را تعیین کنند. برای این کار میتوانند در مفاد قرارداد مشاوره مواردی را بگنجانند، مثلاً در برخی از شرکت ها لازم است که کارکنان آزمون مدیریت پروژه را پشت سر بگذارند.
7- جایگزینی بهترین و مجرب ترین کارکنان: موفقیت یک پروژه ERP بستگی دارد به اینکه در اجرای آن از بهترین و مجرب ترین کارکنان استفاده شود. به دلیل پیچیدگی این نرم افزار و تغییرات شدید کسب و کار نمی توان به هر کسی اعتماد کرده و اجرای پروژه را به او سپرد. اما متأسفانه بسیاری از شرکتها پس از اتمام پروژه ERP، کارکنان مجرب خود در این زمینه را برکنار می کنند. گرچه بازار ERP همچون گذشته داغ و پر رونق نیست اما آنقدر رواج دارد که مؤسسات مشاوره ای و غیره بلافاصله این افراد مجرب را با حقوق و مزایای بالا استخدام نمایند. به هر حال، سعی کنید کارکنان مجرب در ERP را با حقوق و مزایای مناسب در شرکت خود نگه دارید، چرا که اگر اجازه دهید آنها شرکت تان را ترک کنند (یا دیگری آنها را از چنگ شما بیرون آورد) به زودی مجبور خواهید شد همان کارکنان را به عنوان مشاور و با دو برابر حقوق باز گردانید.
8-گروه های اجرای ERP : پس از اجرای پروژه های نرم افزاری دیگر (غیر از ERP) معمولاً گروه اجرا منحل می شود و اعضای آن به سر کار سابق خود بازمی گردند. شرکت ها تصور می کنند که اجرای پروژه ERP نیز به همین شکل می باشد، در حالی که به هیچ وجه چنین نیست. پس از نصب ERP نمی توان گروه اجرا را منحل کرد. در واقع اجرا کنندگان ERP افراد با ارزشی محسوب میشوند زیرا آنها از نزدیک با ERP کار کرده اند و بیش از کارکنان بخش فروش و بخش تولید با این دو بخش آشنایی دارند. پس از نصب نرم افزار ERP نمی توان اعضای گروه را به سر کار قبلی شان بازگرداند، چرا که کارهای بسیاری وجود دارد که پس از نصب باید توسط آنها انجام شود. به عنوان مثال، نوشتن گزارش برای بیرون کشیدن اطلاعات از سیستم جدید ERP و تجزیه و تحلیل آن، حداقل یکسال از وقت گروه اجرا را به خود اختصاص خواهد داد. متأسفانه بسیاری از شرکت ها برای فعالیت های پس از نصب ERP برنامه ریزی نمی کنند و تعداد بیشتری از آن ها حتی هزینه این فعالیت ها را به هنگام بودجه بندی پروژه ERP در نظر نمی گیرند. به همین دلیل، این مؤسسات ناچار خواهند شد پس از نصب ERP پول و کارکنان بیشتری تقاضا کنند، یعنی مدت ها قبل از آنکه منافع ERP آشکار شود.
9- برگشت سرمایه (ROI(Return On Investment : یکی از توقعاتی که با توجه به مدیریت پروژه های نرم افزاری سنتی ایجاد شده، آن است که شرکت ها انتظار دارند پس از نصب ERP بلافاصله منافع و ارزش آن را ملاحظه نمایند (برگشت سرمایه). چنین تصوری اشتباه است، چرا که منافع و ارزش سیستم های ERP مدت ها پس از نصب آن آشکار می شود. بنابراین قبل از آشکار شدن این منافع، لازم است از زحمات گروه اجرا قدردانی شده و از آنها پشتیبانی شود.
10- رکود و آشفتگی پس از نصب ERP: غالباً شرکت هایی که سیستم های ERP را پیاده سازی میکنند، مدتی دچار آشفتگی و رکود میشوند. در تحقیق انجام شده توسط Deloitte Consulting بر روی 64 شرکت از ۵۰۰ شرکت آمریکایی که از نظر فروش در صدر قرار دارند.
بیش از یک چهارم آنها اعتراف کرده اند که پس از نصب ERP مدتی با رکود عملکرد – مؤسسة خود مواجه شده اند. مسلماً تعداد واقعی شرکت هایی که چنین مشکلی داشته اند. پیش از ارقام موجود در این تحقیق بوده است. علت اصلی این مشکل آن است که پس از ERP کارها به شکل متفاوتی به نظر می رسند. پس از نصب ERP، از یک سو، کارکنان دیگر نمی توانند از روشهای گذشته استفاده نمایند و از سوی دیگر، هنوز در روش های جدید مهارت پیدا نکرده اند. در نتیجه، دچار ناراحتی و آشفتگی می شوند و به تبع آن، مؤسسه نیز با رکود مواجه می شود.
شکست پروژه های ERP
به ساده ترین بیان، ERP مجموعه ای است از بهترین شیوه ها برای اجرای وظایف مختلف در بخش های متعدد یک شرکت، (اعم از بخش مالی، تولید و انبار) جهت استفاده بهینه از این نرم افزار یک شرکت باید کارکنان خود را به پذیرش شیوه های کاری آن ترغیب کند. اگر کارکنان یک شرکت در بخش های مختلف که قرار است از این نرم افزار استفاده کنند، برتری شیوه های کاری آن را نسبت به روش های فعلی خود قبول نداشته باشند، در مقابل استفاده از ERP مقاومت می کنند و یا از بخش IT می خواهند که آن را متناسب با روش های کاری فعلی خود تغییر دهد. اینجا همان نقطه ای است که پروژه های ERP را با شکست مواجه میکند. در چنین شرایطی، بحث و جدل در مورد نصب یا عدم نصب نرم افزار یا نحوه نصب آن آغاز می شود و سرانجام بخش IT به مخمصه پرهزینه تغییر ERP متناسب با خواسته کارکنان گرفتار می شود. سفارشی کردن، نرم افزار را ناپایدار و نگهداری از آن را دشوارتر می سازد. محتوای نشریات پر است از مطالبی که عواقب ناخوشایند تغییر ERP متناسب با خواسته کارکنان را نشان میدهد. از آنجایی که ERP بسیاری از جوانب کسب و کار یک شرکت را پوشش می دهد، لذا هر گونه خلل در آن به رکود شرکت منجر خواهد شد. البته در بسیاری از موارد بخش IT می تواند نواقص ناشی از سفارشی کردن ERP را بر طرف نماید. به علاوه، بسیاری از شرکت های بزرگ در برخی مواقع ناچارند ERP را سفارشی سازند و نمی توانند از این کار اجتناب کنند، چرا که هر کسب و کاری شیوه های کاری منحصر به خود را دارد و عرضه کنندگان ERP نمیتوانند تمامی این ویژگی ها را در محصول خود بگنجانند. لذا برخی مواقع تغییر ERP الزامی است. اشتباه بسیاری از شرکت ها این است که تصور می کنند تغییر عادات کارکنان آسان تر از سفارشی کردن نرم افزار می باشد، در حالی که چنین نیست. قبولاندن این نکته به کارکنان که استفاده از ERP به بهبود نحوه انجام وظایف آنها منجر خواهد شد، امر بسیار دشواری است و به سادگی صورت نمی گیرد. به عنوان یک قاعده کلی می توان گفت که اگر یک شرکت در مقابل تغییر مقاومت کند. اجرای پروژه ERP در آن شرکت به احتمال زیاد با شکست مواجه خواهد شد.
پیکربندی نرم افزار
حتی اگر یک شرکت بخواهد بنا به دلایل مناسبی ERP را پیاده سازی کند و در مورد تعریف مفاهیمی همچون مشتری و غیره نیز توافق نظر وجود داشته باشد، اجرای امر پیچیده ای چون ERP همچنان کار بسیار دشوار و طاقت فرسایی خواهد بود. بسته های نرم افزاری ERP از هزاران جدول پایگاه داده ها ساخته می شود که برنامه نویسان و کاربران نهایی باید این جداول را جهت هماهنگی با فرایندهای کسب و کار خود تنظیم نمایند. هر جدول دارای یک کلید تصمیم است که نرم افزار را به سوی یک شیوه واحد تصمیم گیری هدایت می کند. ERP با ارائه یک شیوه منفرد به شرکت جهت انجام هر وظیفه، بخش های گسترده و واحدهای عملیاتی مستقل آن شرکت را تحت یک سیستم واحد، یکپارچه میسازد. البته شناخت دقيق نحوه تنظيم كلية کلیدها در جداول، مستلزم شناخت دقیق فرایندهای فعلی انجام کسب و کار شرکت می باشد. در این سیستم، همزمان با تنظیم جداول، فرایندهای کسب و کار شرکت نیز به شیوه ERP، مهندسی مجدد می شوند. اکثر سیستم های ERP، به شکل سیستم پوسته ای (Shell System) نیستند که در آن مشتری باید به طور مفصل نحوه تنظیم رویه های کاربردی را تعیین نماید و هزاران تصمیم بگیرد که هر کدام نحوه رفتار سیستم را متناسب با فعالیت های کسب و کار تحت تأثیر قرار میدهند. اکثر سیستم های ERP از قبل پیکره بندی شده اند و در کنار آن این امکان فراهم می باشد که مشتری بتواند صدها (بلکه هزاران) تنظیم رویه ای را ایجاد نماید.
سازماندهی برای ERP
بنا بر مشاهدات انجام شده، سه روش عمده برای سازماندهی و پیاده سازی ERP وجود دارد که عبارتند از:
(الف) روش انفجار بزرگ (Big Bang): در این روش که یکی از بلند پروازانه ترین و دشوارترین رویکردهای اجرای ERP می باشد. یک شرکت به یکباره کلیه سیستم های قدیمی را کنار می گذارد و سیستم منفرد ERP نصب می کند. گرچه این روش در ابتدای دوره اجرای ERP رواج داشت، اما در حال حاضر کمتر شرکتی شهامت استفاده از آن را دارد، چرا که در این روش، کل یک شرکت به تغییر یکباره و ناگهانی دعوت می شود. اکثر اجراهای ناموفق ERP در اواخر دهه ۱۹۹۰، متعلق به شرکت هایی است که از این روش استفاده کرده بودند. روش انفجار بزرگ مستلزم این است که تمامی کارکنان شرکت در یک زمان هم سیستم جدید را بپذیرند و هم با آن همکاری کنند؛ در حالی که ایجاد چنین شرایطی بسیار دشوار می باشد، چرا که هیچ یک از کارکنان از تجربه استفاده از سیستم جدید برخوردار نیستند و نمی دانند که آیا این سیستم نتیجه خواهد داد یا خیر و لذا سیستم جدید هیچ حامی و طرفداری در شرکت ندارد. همچنین سیستم ERP به طور اجتناب ناپذیری مستلزم جرح و تعدیل هایی است، بخشهای مختلف یک شرکت دارای سیستم های کامپیوتری خاص خود هستند که با شیوه های کاری فعلی متناسب می باشند. در اکثر موارد، سیستم ERP از راحتی و کاربرد سیستم های سفارشی قبلی برخوردار نیست. در بسیاری از موارد، ممکن است سرعت سیستم جدید ERP کاهش یابد چرا که این سیستم به جای توجه به بخش های مستقل، به کل شرکت خدمات ارائه می دهد. به طور کلی میتوان گفت اجرای ERP مستلزم صدور یک حکم مستقیم از سوی مدیر عامل شرکت می باشد.
ب) راهبرد امتیازدهی (Franchising Strategy): این رویکرد برای شرکت های بزرگ و ناهمگونی مناسب است که بین بخشهای مختلف آن ها، فرایندهای مشترک کسب و کار متعددی وجود ندارد. در این راهبرد، در هر یک از بخش های شرکت، سیستم های مستقل ERP نصب می شود که با فرایندها مرتبط هستند. راهبرد امتیازدهی، یکی از رایج ترین شیوه های اجرای ERP می باشد. در این روش، در اکثر موارد هر بخش کسب و کار دارای نمونه ERP مخصوص به خود می باشد. یعنی یک پایگاه داده ها و یک سیستم مستقل. این سیستم های مستقل فقط جهت تسهیم اطلاعاتی با یکدیگر مرتبط می شوند که برای ارائه یک تصویر کلی از عملکرد بخش های کسب و کار (مثلا منابع و سودهای بخش کسب و کا)ر یا برای فرایندهایی که در بخش های مختلف تغییری نمی کنند، ضروری می باشند. این روش معمولاً با یک برنامه نصب آزمایشی در یک بخش با استقامت و خالی از پیش داوری و تعصب، آغاز میشود این بخش باید به گونه ای باشد که وقوع اشتباه و خطا در نصب آزمایشی، کسب و کار کل شرکت را مختل نکند. گروه اجرای پروژه ، پس از پیاده سازی ERP در بخش مذکور و رفع معایب و نواقص آن، ERP را به بخش های دیگر (به عنوان مشتری داخلی) می فروشد. برنامه ریزی برای اجرای این راهبرد، در طولانی مدت ممکن است.
ج) روش Slam Dunk : اصطلاحی در ورزش بسکتبال و به معنای توپ را محکم در حلقه فرو بردن است. در این روش، طراحی فرایند به شرکت تحمیل می شود. بدین ترتیب که فقط تعداد معدودی از فرایندهای اصلی مورد توجه قرار می گیرد، (مثل فرایندهایی که در بخش مالی سیستم ERP قرار دارند)، به طور کلی این روش برای شرکت های کوچکی است که انتظار می رود با استفاده از ERP رشد کنند. هدف در این روش عبارت است از نصب و اجرای سریع ERP و اجتناب از مهندسی مجدد غیر واقعی درباره فرایندهای “قالب ریزی شده” در سیستم ERP. سیستم جدیدی که با روش Slam Dunk نصب شود، معمولاً بازگشت سرمایه اندکی دارد. مزیت اصلی این روش بیشتر در ایجاد زیر ساختی است که برای پشتیبانی از تلاش های مداوم برای نصب سیستم های جدید نیاز می باشد. سیستم ERP پیاده شده با کمک این روش، تنها اندکی از سیستم های قبلی شرکت بهتر خواهد بود، چرا که این روش کارکنان را وادار نمی کند تا عادات قدیمی خود را تغییر دهند. در واقع، انجام کار مهندسی مجدد فرایند پس از نصب سیستم در این روش، بسیار دشوارتر از زمانی است که اصلا سیستمی وجود ندارد، زیرا در این شرایط، منافع سیستم برای کارکنان اندکی در شرکت آشکار می شود.
تجارت الکترونیکی و ERP
واقعیت آن است که عرضه کنندگان ERP هنوز خود را با تاخت و تاز تجارت الکترونیکی انطباق نداده و آمادگی لازم را کسب نکرده اند. در ERP که نرم افزاری پیچیده است، توجهی به مصرف عمومی نمی شود و فرض بر این است که فقط افرادی که به اطلاعات سفارش مشتری رسیدگی می کنند، کارکنان شرکت محسوب می شوند، افرادی که آموزش دیده هستند و با زبان ERP آشنا می باشند. اما امروزه مشتریان و تامین کنندگان می خواهند که به همان اطلاعاتی که در سیستم ERP یک شرکت وجود دارد، دسترسی داشته باشند ( اطلاعاتی در زمینه موقعيت سفارش، سطح موجودی و تطبیق برگه فروش) حتی برخی از آن ها انتظار دارند که این اطلاعات به نحو ساده ای در وب سایت شرکت ارائه شود تا بدون نیاز به زبان نرم افزار ERP بتوان به آنها دسترسی داشت. بخش فناوری اطلاعات یک شرکت برای انطباق با تجارت الکترونیکی لازم است دو مجرای ارتباطی جهت دسترسی به اطلاعات سیستم ERP ایجاد نماید، یکی برای مشتریان (معروف به کسب و کار برای مشتری یا (Business-to-Consumer) و یکی برای تأمین کنندگان و شرکا معروف به کسب و کار برای کسب و کار یا (Business-to-business). این دو گروه، به دو نوع اطلاعات مختلف احتیاج دارند، مشتریان اطلاعات مربوط به موقعیت سفارش و صورتحساب را می خواهند و تأمین کنندگان و شرکا به سایر اطلاعات نیاز دارند.
برای عرضه کنندگان سنتی ERP ایجاد ارتباط بین وب سایت و سیستم ERP کار بسیار دشواری است. آنها دریافته اند که انجام این کار الزامی است و به سال ها سعی و تلاش احتیاج دارد. ایجاد چنین ارتباطی برای شرکت هایی که قصد دارند به عرصه تجارت الکترونیکی وارد شوند نیز دشوار می باشد. برخی از این شرکت ها بر اساس عقل و منطق و یا از روی خوش شانسی، سیستم ERP خود را از عرضه کنندگانی خریداری کرده اند که در زمینه توسعه نرم افزارهای تجارت الکترونیکی دارای تجربه می باشند، این شرکت ها می توانند نرم افزار یکپارچه سازی و ایجاد ارتباط بین وب سایت و سیستم ERP را از همان عرضه کنندگان و با حداقل هزینه تهیه کنند. اما برای شرکت هایی که سیستم ERP خود را از عرضه کنندگانی کم تجربه در این زمینه خریداری کرده اند، بهترین راه و شاید تنها راه ممکن این است که از طریق یک سیستم یکپارچه سازی سفارشی، میان کارکنان داخلی و مشاوران ارتباط ایجاد نمایند.
در این زمینه جزئیات چندان مهم نیست، فقط باید توجه داشت که برای یکپارچه سازی سیستم ERP و تجارت الکترونیکی، برنامه ریزی دقیق ضروری است و تنها از این طریق است که می توان به یکپارچه سازی در مسیر درست دست یافت.
یکی از مشکل ترین وجوه یکپارچه سازی ERP و تجارت الکترونیکی این است که اینترنت هرگز متوقف نمی شود. نرم افزارهای ERP همگی بزرگ و پیچیده هستند و به نگهداری احتیاج دارند. اگر سیستم ERP یک شرکت با اینترنت مرتبط باشد، گزینه انتخابی کاملا واضح است. شرکت باید جهت نگهداری، سیستم ERP و وب سایت خود را متوقف کند. اکثر افراد با تجربه در تجارت الکترونیکی انعطاف لازم برای ایجاد ارتباط بین ERP و تجارت الکترونیکی را به دست آورده اند، به طوری که می توانند ضمن اجرای نرم افزارهای تجارت الکترونیکی در اینترنت، سیستم ERP خود را برای روزآمد کردن و رفع نواقص متوقف کنند.
دشواری یافتن نرم افزارهایی برای ایجاد ارتباط بین ERP و تجارت الکترونیکی (صرف نظر از نرم افزارهای زنجیره تامین، (Electronic Customer Relationship Management) CRM یا مدیریت الکترونیکی ارتباط با مشتری) که به اطلاعات ERP احتیاج دارند، باعث شده است که شرکت ها به نرم افزارهای جانشین مثل EAI و Middleware توجه کنند. این نرم افزارها همچون مبدل مترجم عمل می کنند. بدین ترتیب که اطلاعات سیستم ERP را به فرمت های قابل فهم نرم افزارهای تجارت الکترونیکی و سایر نرم افزارها تبدیل می کنند. به عنوان مثال نرم افزار Middleware در سال های اخیر توسعه بیشتری یافته است، البته اثبات فواید این نرم افزار و فروش آن به مدیران کسب و کار دشوار است، (بر عکس کاربران کامپیوتر که فواید آن را به خوبی درک می کنند). این نرم افزار می تواند در حل مشکلاتی که این روزها بخش IT شرکت ها جهت یکپارچه سازی با آن مواجه اند، کمک بسیار مؤثری باشد.
برنامه ریزی منابع مؤسسه ERP آخرین راه حل نهایی پیشرفته ای است که فناوری اطلاعات برای کسب و کارها ارائه کرده است. راه حل های ERP فرایندهای عملیاتی و جریان اطلاعات در یک مؤسسه را یکپارچه ساخته و کارایی آنها را افزایش می دهند. بدین ترتیب ERP منابع یک مؤسسه را (اعم از کارکنان، مواد، پول، ماشین ها و غیره) تقویت می نماید. در ابتدا، اجرای ERP به دلیل هزینه بالای آن، فقط برای شرکت های بزرگ چند ملیتی و شرکت های زیر ساختی ممکن بود. در واقع، امروزه برای کسب مزایای رقابتی اجرای ERP ضروری می باشد.
در محیط کسب و کار امروزی، نقش یک حسابدار با صلاحیت از اهمیت بسیاری برخوردار شده است، به طوری که وجود وی در یک مؤسسه امری اجتناب ناپذیر می باشد. یک حسابدار با صلاحیت در نقش یک مدیر، مشاور، رایزن و ممیز وظیفه مهمی در مدیریت کسب و کار و نظارت و پشتیبانی از آن برعهده دارد. از آنجایی که نیازمندی های کسب و کار ذاتاً بسیار پیچیده می باشند، جهت اجرای یک بسته نرم افزاری ERP، وجود یک حسابدار با صلاحیت ضروری است. این حسابدار باید در ارزیابی، مهندسی مجدد کسب و کار (BPR)، ترسیم پیش نیازهای کسب و کار، طراحی گزارش، تضمین کنترل های کسب و کار، سفارشی ساختن نرم افزار برای پیش نیازهای کسب و کار، طراحی گزارش، تضمین کنترل های کسب و کار، سفارشی ساختن نرم افزار برای پیش نیازهای خاص، مستندسازی و غیره از مهارت کافی برخوردار باشد.
دیر یا زود، یک حسابدار با صلاحیت بدون شناخت ERP، همچون یک ماهی خارج از آب دچار دردسر و ناراحتی خواهد شد. در این مقاله سعی شده است که به جوانب مختلف و حوزه های خاصی از ERP که به حسابداران با صلاحیت مرتبط می باشد، اشاره شود.
تکامل ERP
در محیط کسب و کار همواره در حال رشد امروزی، پیش نیازهای زیر در صنایع مطرح می شود:
ابتکارات پویا در کنترل هزینه
دشواری کسب داده های دقیق و اطلاعات به موقع و پیچیدگی ذاتی نیازمندی های کسب و کار، از جمله موانع رشد یک کسب و کار محسوب می شوند. تاکنون جهت عبور از این موانع و دستیابی به رشد لازم، نرم افزارها و سیستم های برنامه ریزی مختلفی ارائه شده است که عبارتند از:
یکی از آخرین ابزارهای برنامه ریزی که می توان به فهرست بالا اضافه نمود، عبارت است از برنامه ریزی منابع مؤسسه یا EPR.
نیاز به EPR
بسیاری از شرکتها در سراسر جهان دریافته اند که در یک محیط به سرعت در حال تغییر می توان از بسته های نرم افزاری خاصی استفاده کرد که کلیه نیازمندی های کسب و کار مؤسسه را بر طرف نموده و کاملاً روزآمد باشد. با شناخت نیازمندیهای شرکت ها، برخی از عرضه کنندگان پیشگام در زمینه نرم افزار EPR را ارائه کردند. این نرم افزار برای کلیه عملکردهای یک مؤسسه، راه حل یکپارچه نرم افزاری عرضه می کند.
ویژگی های EPR
بر اساس نظر طرفدار به کارگیری این نرم افزار جامع برخی از مهم ترین ویژگی های EPR و آنچه برای سیستم کسب و کار فراهم می کند، عبارتند از:
ERP به سیستم اطلاعات یکپارچه کمک می کند تا کلیه عملکردهای یک مؤسسه را از قبیل تولید و فروش و توزیع، پرداخت ها، مطالبات، موجودی، حساب ، خریدها، منابع انسانی و غیره) پوشش دهد.
ERP فعالیت های اصلی مشترک در مؤسسه را انجام داده و ارائه خدمات به مشتری را افزایش میدهد؛ بنابراین ذهنیت جمعی و گروهی مؤسسه را بهبود می بخشد.
ERP بین شکاف های اطلاعاتی در سراسر مؤسسه یک پل ارتباطی ایجاد می نماید.
ERP نه تنها در سراسر بخش های مختلف یک شرکت، بلکه در سراسر شرکت هایی که تحت یک مدیریت قرار دارند، سیستم های کاملا یکپارچه فراهم می کند.
ERP صرفاً راه حلی است برای مدیریت بهتر پروژه.
ERP امکان عرضه اجتناب ناپذیر جدیدترین فناوری ها را میسر می سازد. فناوری هایی از قبیل انتقال الکترونیکی نقدینگی (EFT(Electronic Fund Transfer انتقال الکترونیکی داده ها (Electronic Data Interchange ) اینترنت، اینترانت، ویدئو کنفرانس، تجارت الکترونیکی و غیره).
ERP اکثر مسائل و مشکلات کسب و کار را بر طرف می کند، یعنی مشکلات مربوط به کمبود مواد، افزایش بهره وری، ارائه خدمات به مشتری، مدیریت وجوه نقد، موجودی، کیفیت، تحویل به موقع و سریع و غيره.
ERP نه تنها پیش نیازهای فعلی یک شرکت را مورد بررسی قرار می دهد، بلکه به طور مداوم فرصت هایی برای بهبود و اصلاح فرایندهای کسب و کار نیز فراهم می نماید.
ERP ابزارهای هوشمندی برای کسب و کار یک مؤسسه فراهم می سازد، ابزارهایی از قبیل سیستم های پشتیبانی از تصمیمات (( DSS Decision Support Systems سیستم اطلاعات، اجرای سیستم های هشداردهنده (روبات ها) و استخراج داده ها و ارائه گزارش ها و غیره. این ابزارها کارکنان را قادر میسازد تا تصمیمات بهتری اتخاذ کنند و در نتیجه فرایندهای کسب و کار یک مؤسسه را بهبود می بخشد.
اجزای تشکیل دهنده ERP
به منظور استفاده آسان تر سیستم ERP به چندین سیستم فرعی تقسیم می شود که عبارتند از:
عرضه کنندگان ERP
شرکت های بسیاری وجود دارند که در زمینه عرضه نرم افزارهای ERP فعالیت می کنند و حضور فعالی در بازار دارند. برخی از شرکتهایی که نرم افزارها مشهور ERP را در سطح جهانی عرضه می کنند، عبارتند از:
IBM, DB, CODA, Baan, SAP, SMI, Software2000,
Ranco, Platinum, Peoplesoft, Oracle, Marcarm JDEdwards,
مهندسی مجدد کسب و کار BPR و ERP
یکی از پیش نیازهای شروع کار با ابزار برنامه ریزی قدرتمندی چون ERP عبارت است از مهندسی مجدد کسب و کار یا BPR(Business Process Reengineering) که قبل از اجرای ERP، لازم است ERP مورد مطالعه و بررسی دقیق قرار گیرد. BPR نواقص سیستم فعلی را مشخص کرده و تلاش می کند تا از طریق تجدید ساختار و سازماندهی مجدد منابع انسانی و بخش های مختلف یک مؤسسه بهره وری را به حداکثر برساند.
مراحل مختلف ERP عبارتند از:
در زمینه ERP، اصلی وجود دارد که موسوم است به اصل USA، به معنی شناخت (Understanding) ساده سازی (Simplify)، و خود کار کردن (Automate). معنای این اصل عبارت است از شناخت شیوه های فعلی، ساده کردن فرایند ها و خود کار کردن آن ها.
انتخاب ERP
به محض تکمیل BPR ، وظیفه بعدی عبارت است از ارزیابی و انتخاب یک بسته نرم افزاری ERP مناسب برای اجرا، ارزیابی بسته نرم افزاری مناسب، مرحله ی بسیار مهمی تلقی می شود. در مرحله ی ارزیابی و انتخاب، نرم افزاری باید گزینش شود که از ویژگی های زیر برخوردار باشد:
اجرای ERP
کلیه مراحل بالا، در چهار مرحله اصلی طبقه بندی شده اند که عبارتند از:
1-بحث ، بررسی و تبادل نظر مفصل
2-طراحی و سفارشی کردن
3-اجرا
4-تولید
مراحل اجرای پروژه ERP نسبت به وظایف خود و نتایجی که ارائه می دهند به شرح زیر می باشند:
الف)مرحله بحث و تبادل نظر مفصل:
-وظایف، آماده سازی پروژه، ارزیابی فرایند های فعلی و شیوه های کسب و کار و تنظیم سازماندهی پروژه.
-نتایج ارائه شده از پروژه ERP، شروط و معیار های مورد قبول ، جدول سازماندهی پروژه و تعیین گروه های کاری می باشند.
ب)مرحله طراحی و سفارشی کردن:
وظایف در این مراحل عبارتند از: ترمیم نقشه سازماندهی پروژه، ترمیم نقشه فرایند کسب و کار، تعریف فرایند ها وعملکردها، پیکربندی نرم افزار ERP، و ایجاد اصلاحاتی در سیستم ERP.
نتایج ارائه شده: ساختار سازماندهی، مشخصات طراحی، نمودارهای جریان فرایند، مدل عملکرد، پیکره بندی ثبت اطلاعات و اصلاح سیستم می باشند.
ج) مرحله اجرا:
ایجاد برنامه مستند سازی، نرم افزار های یکپارچه سازی، آزمون سفارشی کردن ERP و آموزش کاربران.
نتایج ارائه شده در این مرحله: آزمون گزارش محیط، سفارشی کردن آزمون گزارش محیط و گزارش اجرا می باشند.
د) مرحله تولید:
وظایف این مراحل عبارتند از: اجرای تولید آزمایشی و سیستم های نگهداری.
نتایج ارائه شده گزارش های تطبیقی و تبدیل اجرای برنامه می باشند.
محاسن ERP:
به طور کلی می توان گفت که محاسن حاصل از اجرای ERP برای یک موسسه نامحدودمی باشد. بنابر نظر شرکت هایی فواید حاصل از اجرای بسته های نرم افزاری ERP عبارتند از:
ERP کنترل بر صدور صورتحساب را افزایش داده و فرایند پرداخت حقوق کارکنان را بهبود می بخشد. در نتیجه بهره وری افزایش یافته و اتکا به کارکنان بخش کامپیوتر در انجام این کار ها کاهش می یابد.
ERP با ایجاد فرمت های On Line برای ورود سریع اطلاعات به سیستم و بازیابی آنها، اسناد و مدارک کاغذی و در نتیجه جریان کاغذبازی در موسسه را کاهش می دهد.
ERP از طریق ثبت روزانه اطلاعات به جای ثبت ماهانه، همزمانی اطلاعات را بهبود می بخشد.
ERP برای ممیزان و حسابرسان، اطلاعات بسیار دقیق تری ارائه می دهد که هم به نحو بهتری نمایش داده می شوند و هم محتوای مفصل تری دارند.
ERP کنترل هزینه ها را بهبود می بخشد.
با ERP پاسخگویی به سفارش مشتری و پیگیری آن، سرعت می یابد.
با ERP می توان وجوه نقد را به نحو موثر تری جمع آوری کرد، به عنوان مثال به هنگام تاخیر در پرداخت مشتری، می توان مواد را کاهش داد.
با ERP بهتر میتوان نظارت کرد و می توان با سرعت برای مسائل مهم راه حلی پیدا کرد.
ERP پاسخگویی سریع به تغییر شرایط بازار و عملکرد های کسب و کار را ممکن می سازد.
ERP با بهبود فرایند کسب و کار، دستیابی به مزایای رقابتی بسیار موثر می باشد.
ERP ارتباط عرضه و تقاضا در اقصی نقاط کشور های مختلف را بهبود می بخشد.
ERP یک پایگاه داده های یکپارچه در زمینه ی مشتریان فراهم می کند، که برای کلیه نرم افزار ها قابل استفاده می باشد.
ERP به واسطه پشتیبانی از ساختار های متنوع مالیاتی در سراسر جهان، طرح های مختلف برای صورتحساب، پول های رایج متعدد در جهان، زبان های برنامه نویسی مختلف حسابداری، عملکرد بین المللی موسسه را بهبود می بخشد.
ERP دسترسی به اطلاعات و مدیریت در سراسر موسسه را بهبود می بخشد.
ERP برای مشکلاتی از قبیل YK (مشکل کامپیوتر ها در سال 2000)، SMU پول یورو و غیره، راه حل هایی ارائه می کند.
نیازهای روز افزون اطلاعات، اصلاح یا جایگزینی سیستم های قدیمی را در بسیاری از کشور ها ضروری ساخته است. در حالی که جهانی سازی آغاز شده است و پروژه های زیربنایی مختلفی در حال اجرا می باشد، انتظار می رود که کل سیستم کسب و کار دستخوش تغییرات عمده ای شود. بنابراین مدیران با کمک مشاوران حرفه ای ERP، تعهد خود به جهان کسب و کار و مدیریت مدرن را ثابت خواهند کرد.
