واقعیت های سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان (ERP)
قسمت اول
دکتر کامران اعتماد مقدم
عضو هیات علمی سازمان مدیریت صنعتی – مدیر علمی
رشته ی مدیریت فناوری اطلاعات (MITM)
مقدمه:
چند سالی است که آوازه ی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان ( بنگاه اقتصادی ) (ERP)، در مجامع مختلف داخلی، اعم از دانشگاه ها و یا شرکت ها و موسسات انفورماتیکی و نیز واحدهای صنعتی و سازمان های مختلف متقاضی این قبیل سیستم ها ، به گوش می رسد. تعدادی از سازمان ها، مدعی راه اندازی سیستم های مزبور بوده و برخی نیز در حال عقد قراردادها و یا پیمودن مراحل اجرایی هستند و در نیمه های راه قرار دارند. هرچند که برخی از کارشناسان و صاحب نظران آشنا به این مقوله، در کشور حضور دارند و در موسسات مختلف، در پروژه های مرتبط نقش ایفا می نمایند. لکن باید اذعان داشت، کم نیستند افرادی که بدون آگاهی کامل از مفاهیم این قبیل سیستم ها، در جهت نیل به آنها در تکاپو هستند. مشاهده می شود که گاه مفهوم و کاربرد اصلی نظام های ERP فراموش شده و صرفاً به عنوان سیستم های اطلاعاتی یکپارچه که سابق بر این نیز وجود داشت، به آنها توجه می شود. این مجال قصد آن دارد که با توجه به اهمیت و حساسیت های موضوع مورد بحث، اشاره ای به ریشه ها و مفاهیم پایه یی این سیستم ها – مزایا و مشکلات آنها و عواملی که توجه به آنها در موفقیت یا شکست پروژه های مربوطه موثر است، داشته باشد.
سیستم های یکپارچه ی اطلاعاتی
با رشد و بلوغ تدریجی فناوری اطلاعات (IT) در طول پنج دهه گذشته، کسب و کارهای مختلف هم قابلیت هایشان را در جهت خودکار کردن بسیاری از فعالیت های جمع آوری و پردازش داده ها، سوق داده اند. با این وجود، در طول این زمان، روش سازماندهی فعالیت های تولیدی و مدیریت آنها، به طور قابل توجهی تغییر نکرده است. همینطور مشاهده می شود که اغلب فعالیت های کسب و کار، به جای فرایندهای سازمانی، بر اساس حوزه های عملکردی، سازمان می یابند. سازمان های مختلف، زمانی که بسیار کوچک بودند، نگرش و تمرکز بر مشتری داشتند. هر چه که سازمان ها رشد بیشتری کردند، وظایف و بخش های مختلفی برای اداره ی کار و مدیریت موثرتر سیستم، ایجاد شد؛ اما بدون آنکه خودشان هم بدانند، این رشد باعث ایجاد سدهایی بین عملیات و دپارتمان های مختلف گردید. مثلاً، مدیر عامل باید تلاش های بسیاری را در رابطه با بررسی نتایج جلسات متعدد انجام شده، انجام دهد تا قادر باشد وضعیت حقیقی بسیاری از فاکتورهای کلیدی را ارزیابی و بررسی نماید. از سوی دیگر، روسای بخش های مختلف سازمان، کمتر به تاثیرات کلان اموری که در واحد خود انجام می دهند، حساسیت دارند. برای مثال، یک مدیر تولید که بر حسب به کارگیری بیشتر تجهیزات تولیدی خود، مورد قضاوت قرار می گیرد، کمتر نگران تاثیرات منفی کارکرد خود در رابطه با نرخ بازگشت موجودی های انبار و نیز انباشته شدن قطعات نیم ساخته حین پروسه ی تولید است. به رغم سرمایه گذاری های صورت گرفته در زمینه IT، افراد اطلاعاتی را که واقعاً نیاز دارند، کمتر می یابند و در نتیجه، تصمیمات مدیریتی از کیفیت متزلزل تر و ضعیف تری برخوردار می شوند. در نهایت، تمامی اینها بر سلامت مالی سازمان و نیز بر سلامت کلی شرکت، اثر گذار می شود.
به مرور زمان، مشاهده می شود که تمرکز کاربردهای فناوری اطلاعات، بیشتر به سمت اثربخش تر کردن فعالیت های زیربنایی کسب و کار گرایش یافته و کمتر به این جهت توجه شده که از فناوری برای سازماندهی مجدد فرایندهای کاری، مثلاً با حذف فعالیت های غیر ضروری و مواردی که ارزش افزوده ای تولید نمی کنند، استفاده شود.
در کسب و کاری که بر پایه نوع فعالیت ها سازمان یافته، ارتباطات بین واحدها، با استفاده از کاغذ و یا ارتباطات شفاهی انجام می شود. این کار نیازمند ورود مکرر داده ها به صورت مستمر، در سیستم های مختلف و نیز جابجایی آنها در هر مرحله از پردازش است. بنابراین حتی اگر مثلاً واحد فروش، فعالیت های دریافت سفارش خود را مکانیزه و خودکار نماید، ارسال سفارش ها به قسمت تولید، ممکن است همچنان از طریق گزارش های کاغذی انجام شود. بنابراین، هرچند گروه تولید، ممکن است بسیاری از عملیات تولیدی خود را مکانیزه کرده باشد، ارسال سفارش ها به قسمت تولید، ممکن است همچنان از طریق گزارش های کاغذی انجام شود. بنابر این، هر چند گروه تولید، ممکن است بسیاری از عملیات تولیدی خود را مکانیزه کرده باشد، مجبور می شود تا داده های دریافتی از گروه فروش را در سیستم های خود به صورت دستی وارد نماید. حال ممکن است هر دو واحد فروش و تولید، داده های فعالیت هایشان را به واحد حسابداری، به صورت گزارش های کاغذی ارسال نمایند، که این هم به نوبه خود، می بایست به صورت دستی، یکبار دیگر وارد سیستم های این واحد شود، تا امکان تهیه ی گزارش های مناسب داخلی و خارجی فراهم آید.
با وجود فناوری مدیریت پایگاه داده ها، این امکان فراهم می آید که شرکت ها، سیستم های یکپارچه ای توسعه دهند که در آنها، تمام کاربردهای پشتیبانی کننده ی عملیات کسب و کار، با استفاده از پایگاه های داده های مشترک ساخته شوند. در حقیقت، در اواخر دهه ی 1970، نویسندگانی مانند نولان، یکپارچگی سیستم های کاربردی مستقل از هم را در حول پایگاه های داده های مشترک پیش بینی کرده بودند. در دهه ی 1990، نویسندگانی مانند هامر و چمپی و داونپورت، پیشنهاد کردند که از فرایند مهندسی مجدد کسب و کار با استفاده از نقش توانبخش فناوری اطلاعات (IT) ، با تمرکز بر طراحی مجدد فرایندها و ساختن سیستم های اطلاعاتی یکپارچه ی مربوطه، بهره گیری شود. با این وجود، هر چند فناوری پایگاه داده ها نوید می دهد که وسیله ای برای یکپارچه سازی بنگاه یا سازمان باشد، اغلب کاربردهای آن، بر افزایش کارایی فعالیت های کسب و کار متمرکز شده است. در سیستم های اطلاعاتی یکپارچه، اغلب نرم افزارهای کاربردی سازمان، توسط یک پایگاه داده های بزرگ تغذیه می شوند. ولی در این حالت، سازمان ممکن است دارای سلسله مراتبی بر اساس نوع فعالیت های خود باشد.
سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP)
در سازمان های امروز، در محیط پویای کسب و کار جهانی، که مشخصه ی بارز آن، بازار های مشتری مدار است، چاره ای جز این نیست که برای کوتاه کردن چرخه ی عمر محصول، تمامی بخش های آن به گونه ای هماهنگ و مجتمع کار کنند، که بالاترین کارایی و بهترین راندمان تولیدی حاصل شود. افزایش روزافزون رقابت جهانی، عاملی است که سازمان ها را به سمت بهینه سازی اقدامات شان می راند و به طور قطع، یکی از راه های ارتقای راندمان، به کارگیری تکنولوژی های پیشرفته است. البته، همانقدر که تکنولوژی قادر به ارتقای بهره وری است، به کارگیری آنها، منجر به پیچیده تر شدن فرآیند کسب و کار سازمان می شود.
آنچه در سیستم های موسوم به ERP ، به گونه ای متمایز اتفاق می افتد، یکپارچه شدن سیستم های اطلاعاتی با فرایندهای کسب و کاراست. در این حالت، سیستم ها در راستای فرایند های کسب و کار شکل می گیرند. در اینجا، نرم افزارهای کاربردی، حوزه های خاص عملیاتی را پشتیبانی می نمایند. با این وجود، جریان اطلاعاتی در بخش های عملیاتی مختلف، به طور قابل توجهی کاهش می یابد.
راه حل ” برنامه ریزی منابع سازمان ” یا ERP، نماینده نسل جدیدی از سیستم های اطلاعاتی است، که برای پردازش فعالیت های روتین کسب و کار در بنگاه ها و موسسات بزرگ، طراحی می شود و به عنوان مبحثی جدید در آخرین دهه از قرن بیستم، مطرح شده است. ERP، از نوع نظام هایی است که با بهره گیری از مفاهیمی نظیر مهندسی مجدد فرایندها (BPR )، و یکپارچه سازی سیستم – بهبود زنجیره ی تامین مواد و منابع – کاهش موجودی ها و زمان تولید – حذف اقدامات تکراری – کاهش زمان تولید و افزایش انعطاف پذیری را سبب گردیده و به بهینه سازی تولید می انجامد. در کنار آن، با نزدیکی هر چه بیشتر با مشتریان و تامین کنندگان، توان رقابتی سازمان ها را ارتقاء می دهد. یکپارچگی در سطح بالا و استفاده از پایگاه های داده مشترک، از اصول اولیه ی این نظام است. با نگهداری تمام داده های وابسته به هم در یک پایگاه داده ی واحد، ایجاد ارتباط بین فعالیت های حوزه های کاری مختلف در سطح بنگاه و در محدوده ی مرزهای سازمانی مربوط به آن، محقق می گردد. بدین ترتیب، داده های مربوط به یک تراکنش سازمان، فقط یکبار وارد سیستم می گردد و تاثیر این تراکنش بر روی پروسه های مختلف و گزارش های وابسته ی آنها، بلافاصله مشخص می شود.
منشاء پیدایش سیستم های ERP
پایه و اساس سیستم های امروز ERP را می توان در طول انقلاب صنعتی جستجو نمود. اگر به سال های دور برگردیم، یعنی به عصر ماشین پنبه پاک کنی الی ویتنی (1825 – 1765 )، می بینیم که آن زمان به ثبات محصولات و کارایی آنها فکر می کردند. در طول دوران، همواره راه حل های ریاضی برای استفاده ی بهینه از مواد – تجهیزات و نیروهای انسانی جستجو می شد.
حتی پیش از اولین سیستم های MRP ، نرم افزارهای فهرست مواد اولیه (BOMP)، وجود داشته اند. این نرم افزار، بر اساس فهرست مواد اولیه و قطعات و بر اساس مقدار سفارش داده شده، تعداد کلیه ی قطعات و اجزای مربوط را محاسبه می کردند. با استفاده از این خروجی، برنامه ریزان و خریداران می توانستند هماهنگی های تأمین و تدارک مواد را به انجام رسانند. بدین ترتیب، واحدهای تولیدی می توانستند فکرشان را فقط روی تولید متمرکز سازند، ولی این سیستم کاستی های زیادی داشت. مثلاً روی کلیه ی موجودی های مواد ، مونتاژ های فرعی و یا کالاهای تمام شده ی در دست کنترل انجام نمی شد. این سبب می شد که در بسیاری وضعیت ها، موجودی مازاد پدید آید، مسأله ی دیگر آن که این سیستم ها ، زمان های فرایند تولید را در نظر نمی گرفتند. در نتیجه، مواد معمولا پیش از زمانی که واقعا تولید به آن نیاز داشته باشد، خریداری می شد. همچنین حجم بهرهای تولیدی مورد توجه قرار نمی گرفت.
در حدود ۱۹۶۰، ژوزف ارلیکی[1] و سایرین، پیشتاز بهره گیری از رایانه ها برای محاسبه ی برنامه ریزی نیازمندی های مواد[2] (MRP) شدند. سیستم های MRP ، قابلیت های BOMP ها را با در نظر گرفتن مواردی از قبیل موجودی در دست – سفارشات مجدد ورودی – اندازه ی بهرها و زمان انجام کار توسعه دادند. این سیستم، بر این محاسبه استوار است که کل نیازمندی های مواد (نیازمندی های عمده و تخصیص ها) را از کل موجودی در دسترس (مواد در دست و مواد در راه) تفریق کرده و ماحصل به عنوان برنامه ی نیاز موجودی، اعلام می شود. اگر این مقدار منفی باشد، میزان خالص نیاز به مواد، مشخص می گردد. MRP ، برنامه ی زمانی فازبندی شده برای خرید مواد و ساخت قطعات را می دهد. در ابتدا ، آنها که این سیستم را انتخاب کردند، کار محاسباتی شان را به دانشگاه ها می سپردند، زیرا آنجا تنها محلی بود که امکانات قوی محاسباتی مورد نیاز برای MRP را در اختیار داشتند. این امر سبب میشد که برنامه ریزی های مواد، به صورت دسته ای صورت پذیرد. پس از به روزآوری اطلاعات در هر دسته، فرض میشد که آنها درست و صحیح هستند. هیچ مکانیزمی برای به روز آوری برنامه، با گزارش های فعالیت های واقعی وجود نداشت، مگر زمانی که نوبت دفعه ی بعدی برسد که سفارش محاسبه ی برنامه ی جدید، به دانشگاه داده می شد. مضاف بر آن، اجرای محاسبات، هر بار ساعت ها وقت می گرفت. معمولاً پردازش، هر هفته یکبار و یا حتی با تواتر کمتر رخ می داد. به تدریج قیمت رایانه ها و نرم افزار MRP رو به کاهش گذاشت و شرکت ها به جای سفارش محاسبات خود به دانشگاه ها، شروع به استفاده از رایانه های بزرگ متعلق به خود کردند. این تغییر، اجازه داد که به روز آوری اطلاعات موجودی و برنامه ریزی، با تواتر بیشتری صورت پذیرد.
به دنبال آن منطق MRP گسترش بیشتری پیدا کرد و در قالب مفهوم “برنامه ریزی منابع تولید (MRPII)، محاسبات بسیاری از منابع تولید را علاوه بر مواد شامل گردید. به این ترتیب شرکت ها، به سمت یک برنامه کلان تولید حرکت کردند. در این فرایند برنامه ریزی منابع مورد نیاز برای اجرای برنامه ی کلان، معین گردید. این منابع، موارد متعددی غیر از مواد را شامل می شدند. اکنون پول (نقدینگی) – وسایل حمل – نیاز نیروهای انسانی و میزان حجم انبار میتوانست بر مبنای برنامه ی کلان تولید مورد محاسبه قرار گیرد.
در اواخر دهه ی ۱۹۸۰ و اوایل ۱۹۹۰، قابلیت های سخت افزاری و نرم افزاری کامپیوترها رشد چشمگیری یافت، کسب و کارها شروع به افزایش اثربخشی و کاهش زمان انجام سفارش مشتریان نمودند. شرکت های نرم افزاری، بسیاری از نرم افزارهای مستقل را برای زمینه های مختلف مدیریت داده های مرتبط با محصول – پشتیبانی جزئیات سیستم اجرایی و در نهایت، تمامی حوزه های فرایندهای کسب و کار، توسعه دادند. با ورود این سیستم های پشتیبانی کننده ی تصمیمات به سیستم MRPII و ایجاد سیستم یکپارچه در رابطه با تمامی فرایندهای کسب و کار، مفهوم سیستم های برنامه ریزی منابع بنگاه یا ERP شکل گرفت. تا سال ۲۰۰۰، سیستم ها ERP، در قالب سیستم های نرم افزاری، برای اجرای هر زمینه ی ممکن از فعالیت های یک سازمان تولیدی، توسعه یافتند. این سیستم ها، شامل واحدها یا مدول های مختلف در سازمان میشوند؛ از جمله : برنامه ریزی استراتژیک و کسب و کار – برنامه ریزی منابع – پشتیبانی تصمیمات اجرایی – برنامه ریزی فروش و عملیات – پیش بینی مدیریت روابط مشتری (CRM) – برنامه ریزی کلان تولید، (MPS) برنامه ریزی تقریبی ظرفیت، (RCCP) برنامه ریزی نیازمندی های مواد (MRP) برنامه ریزی جزیی ظرفیت – کنترل فعالیت تولید – سیستم اجرایی تولید – مالي – هزینه یابی – مهندسی – منابع انسانی و تجارت الکترونیک
ERP، سعی در مجتمع کردن همه ی بخش ها و فعالیت های یک شرکت در قالب یک سیستم رایانه ای واحد دارد که می تواند کلیه ی نیازهای ویژه ی آن بخش ها را پاسخگو باشد. این روش می تواند بازده بسیار خوبی داشته باشد. به عنوان مثال، سفارشی از مشتری دریافت میشود، این سفارش ، معمولا تا دستیابی به نتیجه ی لازم سفری طولانی را در قالب کاغذها – فرم های گوناگون و فایل های اطلاعاتی در بخش های مختلف، طی می کند. چنین سفری، معمولاً با تاخیرهای مختلف، سفارشات از دست رفته و خطاهایی که بر اثر استفاده از سیستم های متنوع کامپیوتری ایجاد می شود، همراه است. با بهره گیری از ERP به آسانی واحدهای بازرگانی – مالی – تولید و انبار، به هم متصل شده و سفارش در حداقل زمان انجام می شود. پس از سال 2000، ERP در زمینه ی برنامه ریزی و مدیریت زنجیره ی عرضه – ردیابی و سرویس دهی به مشتری، رونق بسیاری یافته و این مهم را مرهون اینترنت است. به این ترتیب، نسل جدیدی تحت عنوان سیستم برنامه ریزی گسترش یافته منابع سازمان (Extended ERP) یا ERP2 طرح گردیده است.
حوزه های کارکرد ERP
سازمان هایی که به تولید و فروش محصولاتی خاص مشغول هستند، در چهار حوزه ی عملیاتی اصلی، فعال هستند. هر یک از این چهار حوزه ی اصلی نیز، فعالیت ها و کارکردهای مرتبطی را شامل می شود که در نهایت، فرآیند کسب و کار سازمان متبوعه ی خود را شکل می دهند. سیستم های ERP ، بطور مجتمع، این چهار حوزه را پوشش داده اند. این چهار حوزه ی اصلی، عبارت اند از:
۱ – کنترل و برنامه ریزی:
این حوزه، شامل کلیه ی فعالیت های مرتبط با تدوین استراتژی و برنامه ریزی های کلان مدیریت کیفیت مدیریت مالی و حسابداری – هزینه یابی و قیمت تمام شده ی محصول است.
۲- تولید و فروش:
این حوزه، شامل فعالیت های برنامه ریزی تولید و عملیات – مدیریت مواد و موجودی ها – توزیع و فروش و مدیریت ارتباط با مشتری است.
٣- پشتیبانی:
این حوزه، شامل مدیریت زنجیره ی تامین – نگهداری و تعمیرات – مدیریت منابع انسانی – مدیریت پروژه و خدمات پس از فروش است.
4- بازاریابی و توسعه:
که شامل فرآیندهای بازاریابی – تحقیق و توسعه – مهندسی و مدیریت داده ی محصول است.
به طور قطع، هر فروشنده، راه حل سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، متناسب با نیاز مشتری و توانمندی های مورد نظر و زیرسیستم های تشکیل دهنده را طراحی و اجرا می کند، اما آنچه که در بالا ذکر شد، نوعی ساختار استاندارد برای ماژول های ERP تلقی می شود.
سیستم های ERP ، برای پوشش حوزه های اصلی فوق الذکر، از زیر سیستم هایی تشکیل میشوند که برخی از رایج ترین و مهم ترین آنها عبارت اند از : زیرسیستم برنامه ریزی استراتژیک کسب و کار – زیرسیستم برنامه ریزی منابع – زیرسیستم پشتیبانی از تصمیم گیری های اجرایی – زیرسیستم برنامه ریزی عملیاتی و فروش – زیرسیستم پیش بینی تقاضا و سفارش ها – زیرسیستم مدیریت ارتباط با مشتری – زیرسیستم مدیریت زنجیره ی تأمین – زیرسیستم ثبت سفارش ها – زیر سیستم زمانبندی تولید – زیرسیستم برنامه ریزی ظرفیت تولیدی – زیرسیستم برنامه ریزی مواد – زیرسیستم کنترل فعالیتهای تولیدی – زیرسیستم اجرایی تولید – زیرسیستم مالی – زیرسیستم هزینه یابی و قیمت تمام شده – زیرسیستم مهندسی – زیرسیستم منابع انساني و زيرسیستم تجارت الکترونیک.
[1] Joseph Orlicky
[2] Material requirements planning
